Os 5 principais motivos para usar planilhas eletrônicas

Escrito por contributing writer | Traduzido por josé fabián
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Os 5 principais motivos para usar planilhas eletrônicas
Use planilhas eletrônicas para otimizar o seu trabalho (BananaStock/BananaStock/Getty Images)

O uso de planilhas eletrônicas é extremamente popular entre profissionais da área de negócios por várias razões. As planilhas podem ser feitas à mão, mas hoje em dia costumam ser elaboradas de forma eletrônica, usando programas como o Microsoft Excel. Se você precisar de um banco de dados para armazenar as suas pesquisas ou realizar cálculos, as planilhas eletrônicas poderão ajudá-lo a melhorar a sua produtividade.

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Conveniência

A conveniência talvez seja o maior motivo pelo qual muitos empresários utilizam as planilhas eletrônicas. Ao lidar com muitos dados referentes a vários aspectos do negócio é bom ter tudo em um só lugar. As planilhas eletrônicas lhe permitirão acessar diretamente cada porção de dados sem ter que buscar em montanhas de papéis, pois tudo ficará a um clique de distância.

Manipulação de dados

A manipulação de dados pode ser um processo entediante quando você tiver que localizar e alterar um pequeno fragmento de informação. As planilhas eletrônicas simplificam muito essas ações, restringindo a sua pesquisa a um documento. Elas permitem fazer pesquisas automáticas, separando para você os dados necessários, e usar algoritmos para manipular os dados automaticamente. Por exemplo, se você mudar um número em duas colunas que estão sendo adicionadas, o total mudará automaticamente com cada alteração que você fizer.

Portabilidade

As planilhas eletrônicas simplificam a busca de informação de forma significativa, reunindo vários documentos em um pacote conciso. Elas são especialmente úteis pois podem ser transferidas através de e-mail, discos externos e conexões P2P. Você pode também fazer cópias das mesmas muito mais facilmente e conservá-las caso aconteça algo com a original. Se quiser, pode imprimir a sua planilha, ficando com uma versão eletrônica e uma em papel.

Clareza

Ao lidar com muitos formulários, folhas e documentos diferentes geralmente é difícil encontrar a resposta a uma dúvida que você possa ter. As planilhas eletrônicas colocam as informações na sua frente, categorizado e pronto para ser interpretado. Isso faz com que tudo, desde cruzar dados e somá-los até ver se alguém pagou, seja mais simples. O sistema de planilhas eletrônicas também facilita a interpretação dos dados para quem não é muito familiar com elas.

Identificação de tendências

Essas planilhas podem responder a perguntas que você talvez não tenha se feito. Ter todos os dados lado a lado torna mais fácil fácil identificar tendências. Se você configurar a planilha para aplicar formatação condicional ela exibirá as tendências que identificar por conta própria. Isso pode ajudar a perceber desde a época do ano em que as suas vendas são mais altas até os grupos demográficos mais presentes e para onde estão indo os fundos do seu orçamento.

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