Acordo de aluguel de espaços para eventos

Escrito por miranda brookins | Traduzido por karenini k. viana
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Acordo de aluguel de espaços para eventos
Faça um contrato para alugar seu espaço (Visage/Stockbyte/Getty Images)

Espaços para eventos alugam instalações para organizadores, gestores de conferências, planejadores de casamento e outros coordenadores de eventos. Esses espaços fazem até contratos de aluguel para se protegerem, bem como as empresas de aluguel, sobre seus espaços para eventos. Um contrato de locação de espaço deve ser assinado por seu gerente de instalação ou por um proprietário e um organizador de eventos ou a pessoa responsável pelo evento que está sendo realizado no local.

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Endereço e informações para contato

No contrato, inclua o nome do estabelecimento, o endereço e as informações de contato sobre o espaço. Com isso, a pessoa que alugar o espaço poderá ter o endereço para seus convites e as informações de contato, em caso de dúvida ou se precisar realizar uma mudança para o evento.

Informações de contato do cliente

Obtenha as informações para contato do cliente, para que você possa entrar em contato. Peça o endereço, o número de telefone, o e-mail e até mesmo as páginas de redes sociais.

Data e hora do evento

Certifique-se de estar registrando clientes para as datas e os horários corretos, listando esses detalhes no contrato de locação do espaço. Inclua o início e o fim do evento. Você também pode incluir uma nota para lembrar os clientes de que precisam organizar um tempo para a limpeza.

Finalidade do evento

Peça uma breve descrição do evento que será realizado em suas instalações. Isso irá ajudá-lo no final do ano, quando reunir os resultados sobre quais tipos de empresas reservaram seu espaço e os mais populares tipos de eventos que foram realizados nas suas instalações. A finalidade pode ser definida em três linhas, mencionando o mercado alvo. Essa informação poderá ajudá-lo a saber como o local deve ser preparado para o dia do evento.

Número de convidados

Os regulamentos de incêndio exigem que seja incluído no contrato o número estimado de participantes. Além disso, coloque o número máximo de participantes que suas instalações comportam.

Planta e organizações

Defina se a responsabilidade de preparar o evento é da sua empresa ou do organizador. Inclua informações sobre quantas cadeiras e mesas são necessárias e como devem ser colocadas. Verifique se há uma taxa adicional de mesas, cadeiras ou outros materiais. Se possível, faça o detalhamento sobre o equipamento audiovisual, pódios e qualquer outro suprimento que o organizador precisa.

Termos de depósitos e pagamentos

Espaços para eventos normalmente pedem um depósito aos coordenadores do eventos, para reservar a data e a hora. Inclua quanto custa o depósito, o valor devido e quanto o falta ser pago. Além disso, detalhe suas condições de pagamento, de modo que os clientes saibam se você os recebe por cartão de crédito, dinheiro, online ou através de ordens de pagamento.

Seguro e responsabilidades

Especifique se o seguro está incluso no valor do aluguel ou se o coordenador do evento deve procurar por seguro externo. Cláusulas de seguro e de responsabilidade podem ajudar a proteger você e seu espaço, no caso de um infeliz acidente acontecer durante um evento.

Bufê

Enquanto alguns locais permitem bufês externos, outros exigem que os organizadores de eventos utilizem o bufê do local ou escolham a partir de uma lista de fornecedores pré-aprovados. Descreva como sua organização alimentos e bebidas funciona, incluindo bebidas alcoólicas. Inclua os custos adicionais para a restauração, que se apliquem. Se o local oferecer comida, acrescente o menu sugerido e as opções de bebidas.

Limpeza e remoção de lixo

Decida se a equipe da unidade ajudará com a limpeza e com a remoção do lixo ou se o coordenador do evento deverá elaborar um plano para obter a instalação nas condições originais, após o evento. Você poderá cobrar uma taxa adicional, se sua equipe for contratada para fazer a limpeza ou se o organizador de eventos deixar de fazer a sua parte para obter o local limpo após o evento.

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