Como arquivar em ordem cronológica por nome

Escrito por ashley johnson | Traduzido por elia regina previato
Como arquivar em ordem cronológica por nome
Arquive suas transações comerciais em ordem cronológica (empty files image by Ivonne Wierink from Fotolia.com)

Ao gerir um negócio, é ideal que se tenha um espaço bem organizado para guardar os registros de todas as transações comerciais. Isso fará com que a gestão da sua empresa seja um processo muito mais tranquilo e poupará um monte de problemas.

Empresas que usam um sistema de arquivo em ordem cronológica para os recibos e transações têm menos problemas em encontrar e ter acesso com facilidade às suas atividades comerciais, o que pode ser uma maneira mais eficiente de se manter organizado e preparado.

Instruções

  1. 1

    Separe uma seção ou gaveta do fichário para cada empresa com a qual realiza negócios. Ao colocar o nome comercial em ordem alfabética, você facilitará a procura por determinada empresa. Use gavetas diferentes para produtos recebidos e despachados.

  2. 2

    Rotule 12 pastas ou divisórias com os meses do ano para cada uma das empresas com as quais realiza negócios. Utilize um sistema de código por cores para facilitar a recuperação.

  3. 3

    Reúna todos os seus recibos comerciais dos últimos 12 meses. Separe-os de acordo com o nome da empresa, o que facilitará o arquivamento por ordem cronológica.

  4. 4

    Coloque os recibos em uma pasta apropriada marcada com o mês exato da transação comercial. As notas fiscais devem ser arquivadas durante o mês de recebimento do produto, o que facilitará encontrá-las.

  5. 5

    Arquive cada recibo em ordem cronológica a partir da data mais recente até a transação mais recente. É provável que precise ter acesso a transações mais antigas, se houver um problema.

  6. 6

    Coloque cada pasta na gaveta apropriada anteriormente categorizada por nome de empresa.

Dicas & Advertências

  • Separe uma seção ou gaveta do arquivo para pagamentos de impostos, folha de pagamento, contas e demonstrações de lucros ou perdas.
  • Ensine todos os funcionários a utilizar o sistema em ordem cronológica.
  • Inclua as informações de contato de cada empresa em cada arquivo para facilitar o acesso.
  • Realize uma auditoria a cada seis meses para garantir que seus registros estejam precisos.

O que você precisa?

  • Armário para os arquivos
  • Pastas
  • Marcador
  • Etiquetas

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