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Como atender o telefone em um escritório de advocacia

Atualizado em 17 abril, 2017

A comunicação inicial entre um cliente em potencial e um escritório de advocacia é geralmente feita por telefone e com uma recepcionista. Sendo assim, é importante que a recepcionista da empresa seja profissional e cortês em todos os momentos. Manter o profissionalismo às vezes pode ser um desafio, especialmente para recepcionistas que atendem um grande volume de chamadas diariamente, porém, há certos princípios que você deve sempre seguir ao atender chamadas em um escritório de advocacia.

O primeiro contato de um cliente com a empresa geralmente é feito pelo telefone (Goodshoot/Goodshoot/Getty Images)

Recebendo ligação

Atenda cada chamada dizendo o nome do escritório de advocacia, seu nome e, em seguida, identifique quem está ligando e pergunte: "Como posso ajudá-lo?". Por exemplo: "Bom dia, este é o escritório de advocacia de X e Y, Jane falando, com quem estou falando?" Depois de ter identificado o autor da chamada pelo nome, pergunte: "Como posso ajudá-la hoje Sra. Z", lembre-se de se referir ao cliente pelo nome durante o resto da conversa. Anotações durante cada chamada podem ser úteis, especialmente no que diz respeito aos nomes. Mantenha um tom positivo durante a conversa, seja paciente e nunca perca a calma. Evite o uso de jargões, gírias ou não-palavras como "aham" e "hum".

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Identifique as necessidades de quem está ligando

É muito importante ouvir atentamente o que o potencial cliente precisa para atender suas necessidades e fornecer as informações solicitadas de uma forma clara e concisa. Em cada chamada há alguém em busca de informações ou de uma determinada pessoa.

Transferindo ligação para a pessoa apropriada no escritório

Se você precisar transferir a ligação para um advogado, peça ao cliente que aguarde a transferência na linha. Em seguida, contate o advogado e anuncie a ligação pelo nome do cliente e finalidade da chamada, logo, faça a transferência se o advogado estiver disponível. Não deixe o cliente esperando na linha por mais de 45 segundos. Após este período, pergunte se o cliente prefere continuar a esperar, se gostaria que quando disponível o advogado retorne a ligação ou se prefere ligar mais tarde.

Fim da ligação

Antes de desligar o telefone pergunte se você pode ajudar em mais alguma coisa e agradeça o cliente por ter ligado para o escritório de advocacia. É raro uma recepcionista convencer o cliente em potencial a contratar o serviço, porém, é muito comum que se perca o cliente por um atendimento ruim, rude ou não profissional.

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