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Como conciliar uma folha de pagamento

Atualizado em 21 fevereiro, 2017

Fazer corretamente a contabilidade das despesas de folha de pagamento é uma grande parte da responsabilidade de qualquer departamento de contabilidade em um empreendimento em todo o país e no mundo. Relatórios financeiros precisos são necessários em várias situações, como ao apresentar números contábeis para agências financeiras reguladoras, requerer dinheiro de aplicações e para aplicações de empréstimos. Manter um registro de despesas preciso irá também ajudar à administração tomar decisões orçamentárias mais viáveis e a direcionar ciclos de contratações. Apesar de poucas pessoas pensarem sobre o pagamento até ele chegar, preparar-se para isso é um trabalho integral para outros.

Instruções

Manter-se preparado evita imprevistos na hora do pagamento (Comstock/Stockbyte/Getty Images)
  1. Junte registros detalhados das folhas ou cartões ponto em um sistema de folha de pagamento. Irão entrar nisto pedidos de atestado médico/dia de folga, dias de férias e horas extras. Certifique-se que as folhas de horas tenham sido aprovadas pelo gerente apropriado antes de colocá-las no sistema.

  2. Seja minucioso na verificação dos registros para ter certeza que eles são razoáveis e precisos. Este processo irá excluir qualquer possibilidade de fraude no horário de trabalho.

  3. Tenha a aprovação final do gerente antes de preencher os cheques e transferir dinheiro para instituições bancárias.

  4. Preencha os cheques e faça as transações bancárias.

  5. Mantenha os registros de folha de pagamento por cinco anos desde o dia que os trabalhadores foram pagos.

  6. Localize a atividade do cheque em tempo real, incluindo quando eles foram depositados na conta do funcionário, quando é liquidado no banco e quando você tiver uma imagem eletrônica do cheque liquidado. Mantenha uma cópia do cheque liquidado em mãos.

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