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Como conduzir uma reunião informativa formal

Atualizado em 17 abril, 2017

Reuniões informativas formais são mais eficazes quando se comunica uma grande quantidade de informações para um grupo de pessoas de médio a grande. Essas reuniões geralmente ocorrem durante o treinamento de novos funcionários por grandes empresas, nas forças armadas e antes ou depois de um grandes eventos. As reuniões formais são convocadas no horário mais conveniente para todos do grupo para evitar ter que repetir informações.

Instruções

Encontre um local neutro e confortável para realizar a reunião (Creatas/Creatas/Getty Images)
  1. Distribua um kit informativo para cada participante, dando tempo suficiente para eles analisarem as informações antes de você apresentá-las verbalmente. Canetas e papel também podem ser distribuídas neste momento. Aborde os participantes apresentando alguém que irá participar da apresentação.

    Apresente-se para o público (Creatas/Creatas/Getty Images)
  2. Explique o motivo da reunião. Garanta que cada pessoa entenda o seu propósito e explique que no final haverá tempo para responder quaisquer dúvidas que possam surgir durante a apresentação. Encoraje os participantes a anotarem todas as perguntas que possam surgir durante a reunião e lembrar-se delas até o final.

  3. Exponha as informações verbalmente. Aborde de forma lógica os principais pontos principais da apresentação. Recursos visuais são úteis durante essa fase da reunião informativa.

  4. Feche a apresentação. Reforce os pontos principais da apresentação para esclarecer. Peça ao público para fazer perguntas ou tirar dúvidas sobre a informação que foi apresentada.

    Dê espaço para perguntas (Digital Vision./Digital Vision/Getty Images)

O que você precisa

  • Sala de conferências ou sala grande para reunião
  • Cadeiras
  • Kit informativo
  • Canetas
  • Papel ou blocos de notas
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