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Como conduzir uma reunião de planejamento estratégico anual

Atualizado em 20 julho, 2017

Se você administra uma pequena empresa, talvez ainda não tenha realizado uma reunião de planejamento estratégico anual. É uma técnica empresarial de grandes companhias da qual empresas de todos os tamanhos podem se beneficiar. Muitas pequenas empresas reagem aos clientes, aos concorrentes e às mudanças de condições. O objetivo de uma reunião anual de planejamento estratégico é estabelecer um plano de ação que permita que uma empresa tome a iniciativa ao invés de meramente reagir.

Instruções

    Como conduzir uma reunião de planejamento estratégico anual

  1. Determine quem participará da reunião. Em uma empresa muito pequena, pode ser qualquer pessoa que tenha autoridade gerencial. Em uma grande empresa, você quer que seus chefes de departamento participem. Esses seriam os chefes de desenvolvimento, recursos humanos, produção, marketing, publicidade e finanças. Para incentivar a franqueza e a organização conjunta das ideias, você provavelmente não deseja convidar prestadores de serviços como seu contador ou advogado.

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  2. Decida onde realizar a reunião. É melhor reservar um local fora do escritório ou fábrica. Se o fizer, você mostra à sua equipe que esse é um evento importante, não apenas uma outra reunião para espremerem em seus horários. Isso também desencorajará as pessoas de faltar para "apagar incêndios" e atender a outros assuntos de negócios ou pessoais. Delegue a alguém a tarefa de investigar centros de conferências locais e instalações para reuniões em hotéis.

  3. Esteja equipado com dados da empresa, históricos e atuais. Para descobrir onde você quer ir, é melhor olhar onde esteve e onde você está agora. Quais têm sido as tendências preocupantes? A reunião deve abordar como superá-las. Em que áreas você tem sido mais bem-sucedido? É recomendável planejar como explorar e expandir esse sucesso.

  4. Incentive a junção de ideias e o "pensamento fora da caixa". Algumas ideias que parecem absurdas ou reversíveis podem ser golpes de gênio. Um dos objetivos da reunião é ouvir os dois lados.

  5. Considere o uso de um facilitador profissional. Nós não estamos falando de um comediante ou palestrante motivacional. Os facilitadores são geralmente empresários bem-sucedidos que usam sua experiência para ajudar a planejar as empresas e atingir suas metas. Para encontrar um, peça recomendações aos seus colegas em outras empresas. Uma busca no Google para o termo "facilitador profissional" (com as aspas) retornará com milhares de potenciais facilitadores.

  6. Resuma as decisões tomadas na reunião e distribua-as para todos os envolvidos. Todas as decisões devem ser específicas e acionáveis​​. "Aumentar as vendas em 20%" é um desejo, não uma meta. O documento pós-reunião deve detalhar como você alcançará os objetivos que definiu.

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Dicas

  • Traga backups e backups dos seus backups de todos os dados que você estiver trazendo para a reunião. Todos os dados no seu disco rígido podem desaparecer se você deixar cair o seu laptop no estacionamento. Grave os dados importantes em um CD ou DVD. Copiá-los para um pendrive, cartão de memória ou USB também é uma boa ideia. Certifique-se de que pelo menos um outro participante tenha todas as informações também.

Aviso

  • Não faça a reunião em um resort. Você quer enfatizar que esse evento é estritamente profissional.
  • Marque a reunião fora do local de trabalho, mas não muito longe dele. O local deve estar a uma distância normal de locomoção.

O que você precisa

  • Seus principais administradores
  • Local de encontro externo
  • Quadro brando e recursos audiovisuais
  • Dados corporativos
  • Suprimentos de tomadas de notas

Recursos

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