Como criar um dicionário de dados no Access

Escrito por misty s. bledsoe | Traduzido por lucas benevides
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Como criar um dicionário de dados no Access
Um dicionário de dados contém dados sobre seus próprios dados (The open book image by Cosmic from Fotolia.com)

Um dicionário de dados é como um mapa navegacional ou um código chave para todos os diferentes tipos de dados que podem ser colocados em qualquer banco de dados. Ele contém dados sobre seus próprios dados. Criar um ajuda quem mantém e atualiza as condições do banco e as convenções de nomes consistentes. Caneta e papel podem ajudar a esboçar uma ideia do que deve ser incluído no banco de dados.

Nível de dificuldade:
Moderadamente desafiante

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O que você precisa?

  • Caneta (opcional)
  • Papel (opcional)
  • "Microsoft Access" instalado no computador

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Instruções

  1. 1

    Abra o "Microsoft Access". Localize a faixa de menu transversalmente no topo da página e escolha "Arquivo". Clique em "Novo" e em "Banco de dados vazio". Um banco novo será aberto. Clique em "Arquivo" novamente e em "Salvar como". Digite o nome do seu banco na caixa "Nome do arquivo" e clique em "Salvar.

  2. 2

    Clique no banco vazio abaixo da primeira coluna rotulada "Adicionar novo campo". Escreva “Nome da tabela”, "Nome de atributo”, “Conteúdos", “Tipo”, “Formato”, “Variação”, “Requerido” e “CP", pressionando a tecla "Tab" (Tabulação) entre cada uma. "CP" significa "Chave-primária". É um campo que faz com que o banco de dados saiba o que usar como um ponto âncora ao organizar as informações durante as buscas do usuário.

  3. 3

    Clique em "Arquivo" e em "Salvar" para salvar seu trabalho. Faça isso periodicamente enquanto estiver criando o dicionário de dados.

  4. 4

    Coloque o cursor no primeiro campo de "Nome da tabela" e escreva o nome do banco. Se estiver criando um para guardar informações de contas de cliente, por exemplo, você poderá chamá-lo de "Contas". Vá para “Nome de atributo" e escreva os campos de nome que desejar. Por exemplo, use “Primeiro_Nome" ou “Sobrenome". Os identificadores que forem colocados serão usados dentro do programa. Normalmente, os programas não permitem espaçamentos entre nomes de variáveis. Os nomes de identificadores aparecem normais ao usuário em qualquer interface gráfica de usuário. Use a seta para baixo no teclado para listar cada nome de atributo.

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    Coloque o cursor na primeira linha e vá até a seção "Conteúdo", onde ficarão as informações referenciadas. Para “Primeiro_Nome", por exemplo, poderá ser algo como “Primeiro nome do cliente". Use a seta para baixo do teclado para preencher informações aplicáveis próximas de cada peculiaridade do atributo.

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    Coloque o cursor de volta na primeira linha e vá para a coluna "Tipo". Preencha cada tipo para cada nome de atributo. Alguns exemplos podem ser "número", "data", ou "caractere". Repita esse processo para cada coluna remanescente. Exemplos de formatos podem ser: "9999" ou "999-99-9999” ou “mm/dd/aaaa” ou “9,999,999” e “99.99”.

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    Defina o campo "Variação", que descreverá as variações aceitáveis para quantidades ou datas. Talvez não seja necessário preencher essa coluna para cada nome de atributo, pois nem sempre será aplicável.

  8. 8

    Preencha a coluna "Requerido", um campo simples de "sim" ou "não". Se for necessário que o usuário informe um campo específico, coloque "s"; caso contrário, coloque "n".

  9. 9

    Selecione o campo próximo do qual será colocado "CP". Coloque apenas perto de campos que o banco de dados use para procurar informações. Se quiser que o banco seja pesquisado pelo primeiro nome e sobrenome, por exemplo, esses serão os campos que serão colocados próximos de "CP".

  10. 10

    Feche o Microsoft Access quando terminar.

Dicas & Advertências

  • É importante, quando estiver preenchendo a coluna "Formato", que você use apenas um "9" ao descrever um formato de número. Nas indústrias de TI (Tecnologia da Informação) sabe-se que uma série de números "9" é usada como espaço reservado para qualquer número que se encaixe nesse formato. Talvez seja necessário escrever um limite de caracteres próximo de qualquer campo de caracteres na coluna "Tipo". Por exemplo, "Primeiro nome" seria “Caracteres(30), indicando que o primeiro nome da pessoa deve ser limitado a 30 letras.
  • Não classifique mais do que um atributo com o mesmo nome. Isso ocasionará erros no seu banco de dados e poderá comprometer a precisão dos dados que serão guardados.

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