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Como descrever a experiência do atendimento ao cliente

Atualizado em 21 fevereiro, 2017

Uma experiência negativa com um balconista grosseiro que o irrita ou com um empregado que faz muito mais que a obrigação para que você tenha um atendimento positivo na empresa em que ele trabalha têm uma coisa em comum — ambas podem inspirá-lo a escrever uma carta à sede da empresa. Não importa se você está escrevendo para elogiar ou reclamar, há algumas técnicas básicas para descrever a sua experiência com o atendimento ao cliente claramente ao contatar a empresa.

Instruções

Um atendente prestativo ajuda os clientes voluntariamente (Jupiterimages/Polka Dot/Getty Images)
  1. Inclua detalhes na sua descrição, como o local onde recebeu o atendimento, o nome e o sobrenome do funcionário que o serviu e a data e hora do serviço prestado. Por exemplo, "Eu fui atendido por João da Silva na sua loja da Rua Cinco na quarta-feira, 5 de janeiro de 2011, às nove da manhã".

  2. Descreva em detalhes o problema ou a situação que o levou a contatar o serviço ao consumidor. Foi uma dúvida sobre o produto, uma reclamação do atendimento ou um item que você precisava devolver? Por exemplo, "Eu fui ao balcão de atendimento ao cliente para devolver um suéter roxo que tinha um furo no cotovelo".

  3. Detalhe a resposta do representante do atendimento ao cliente. Por exemplo, "O João se esforçou muito para me ajudar a trocar o suéter com o furo. Quando viu que não havia outros disponíveis na loja da Rua Cinco, ele ligou para cinco outras lojas para localizar o item no meu tamanho".

  4. Conte como a experiência o afetou como consumidor. Explique como ela o persuadiu a permanecer como um cliente fiel ou como fez você decidir frequentar o estabelecimento do competidor em vez de lidar com o lugar onde recebeu o tratamento ruim. Por exemplo, "Como resultado do excelente atendimento dele, eu continuarei a comprar lá".

  5. Sugira uma melhoria que poderia fazê-lo voltar a usar os serviços após uma experiência negativa. Por exemplo, "Eu estaria disposto a alugar um carro do Aluguel de Veículos ABC novamente se você corrigir essa situação removendo a cobrança pelo seguro que eu originalmente recusei no meu cartão de crédito".

Dicas

  • Permaneça calmo ao escrever uma carta ou descrever uma experiência com o atendimento ao cliente por telefone.
  • Redija cartas elogiando um bom serviço tão frequentemente quanto você escreve para reclamar sobre um mal atendimento.
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