O que é um diagrama de fluxo de trabalho?

Escrito por shane thornton | Traduzido por marla maisonnett
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O que é um diagrama de fluxo de trabalho?
Um fluxograma bem sucedido representará clara e rapidamente o fluxo de trabalho correto (Ryan McVay/Photodisc/Getty Images)

Um diagrama do fluxo de trabalho representa visualmente o movimento e as transferências de recursos, documentos, dados e tarefas através de todo o processo de trabalho para um determinado produto ou serviço. Um fluxograma bem sucedido representará clara e rapidamente o fluxo de trabalho correto.

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Importância

Muitos processos de trabalho podem ser complexos e complicados, então é importante representar visualmente como as tarefas estão sendo concluídas para melhorar a compreensão e a eficiência do funcionário. Diagramas de fluxo de trabalho esclarecem bem quem é o responsável por cada fase, quais documentos e recursos eles precisam e quanto tempo é necessário para cada estágio (veja a segunda referência). Conhecer os papeis dos funcionários e os recursos necessários para a produção permite que a gerência defina facilmente os pontos fracos e a alivie os gargalos. Gargalos são todos os aspectos que dificultam e atrasam o tempo total do processo.

Benefícios

De acordo com a "University of California" (Universidade da Califórnia), em Irvine, nos EUA, as vantagens do fluxograma incluem “entendimento, conhecimento, comunicação, análise efetiva e documentação apropriada”. Representar visualmente todo o fluxo de trabalho permite que um funcionário entenda melhor não apenas as suas responsabilidades, mas também as responsabilidades dos outros. A criação de um fluxograma bem sucedido e preciso aumenta o conhecimento do local de trabalho devido à pesquisa necessária e à compilação de dados. A comunicação também melhora quando o funcionário entende melhor seu trabalho (veja a terceira referência).

Tipos

Para representar visualmente o fluxo de trabalho da empresa há formatos específicos de diagramas, que correspondem aos diferentes tipos de atividades realizadas: ovais, retangulares, em formato de diamantes ou circulares. Um diagrama oval mostra onde começa e onde termina o fluxo de trabalho. O diagrama retangular representa qualquer processo de atividade, tarefa ou análise necessária. O diagrama de diamante denota o processo da tomada de decisões, geralmente resultando em duas direções possíveis. Essas formas refletem uma decisão positiva ou negativa que tem que ser tomada; se a decisão for positiva, o fluxo de trabalho segue, e se for negativa outra rota deve ser tomada para resolver o problema. Portanto, quanto mais diamantes no fluxograma, mais complexa é sua representação. Os circulares representam conexões entre uma atividade e outra.

Implementação

Por mais que desenhar o diagrama seja um processo extenso e demorado, a parte mais difícil é sua implementação. Você não pode simplesmente fixá-lo no local de trabalho e esperar que apenas assim ele traga benefícios. A maioria dos diagramas precisam ser acompanhados com uma teoria de melhoria do fluxo de trabalho como a Lean manufacturing (produção enxuta), Six Sigma (seis sigmas) ou a Total Quality Management (gestão da qualidade total) (veja a primeira referência).

Considerações

Os diagramas de fluxo de trabalho estão intimamente relacionados a outros termos utilizados na eficiência do local de trabalho tais como otimização de processos, planejamento de negócios e controle de fluxo. Um processo, ou o mapeamento de processos, é um conceito muito semelhante ao fluxo de trabalho e diagramas de fluxo de trabalho. Uma empresa pode ter muitos processos dentro de seu fluxo. Um processo de trabalho é mais específico que o fluxo de trabalho, focando-se mais nas entradas e saídas do que na transferência de dados, documentos ou responsabilidades das tarefas. Por mais que ambos estejam interconectados, o planejamento de negócios se foca mais nos objetivos a longo prazo do que na melhoria do fluxo de trabalho atual. Os gerentes interessados no controle de fluxo procuram especificamente melhorar o controle de inventário.

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