Dicas e truques do MS Access e de elaboração de relatórios

Escrito por rich nelson | Traduzido por fábio pinheiro
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Dicas e truques do MS Access e de elaboração de relatórios
A elaboração de relatórios no MS Access é útil nos negócios (Jupiterimages/Photos.com/Getty Images)

Muitas empresas confiam pesadamente na base de dados. Uma forma genérica de base de dados usada geralmente é o Microsoft Access. Ele torna a criação de relatórios um processo altamente automatizado. Muitos usuários e administradores ficam insatisfeitos com o uso da base de dados e a gestão do programa, apesar da habilidade para criar relatórios em tempo real e de várias outras programações envolvendo bases de dados. Dicas e truques no Microsoft Access e elaboração de relatórios podem ser bastante úteis.

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Faça uma cópia dos dados

No MS Access, uma cópia de segurança da base de dados pode ser realizada devido à característica de salvamento automático. Considerando-se que uma base de dados pode ser utilizada por mais de um usuário por vez, registros sempre atualizados são um ponto crítico. Toda vez que um registro for feito, um número de identificação único é nomeado ao item e não poderá ser renomeado. Ao utilizar um modelo, faça sempre uma cópia de segurança antes de tudo ou o modelo será permanentemente alterado na primeira vez em que o dado for digitado.

Entenda relacionamentos e números de identificação únicos

O propósito de uma base de dado é formar relacionamentos entre tabelas de dados. A informação do cliente e da transação faz parte de duas diferentes tabelas. Mas com o Access, é possível desenvolver relacionamentos adequados, usando o número de identificação único do cliente com o número ID único da transação. O truque no MS Access e na elaboração de relatório é ter sempre "cascading relationships" (Relacionamentos em cascata). Isso permitirá que o programa verifique a validade de uma solicitação baseada em todos os relacionamentos. Caso contrário, os relatórios produzirão dados imprecisos, com duplicatas.

Criando relatórios com o gênio

Com o uso da fita "Reports" na parte superior da tela, o botão "Report wizard" poderá ser localizado. Ao selecionar esse botão, torna-se possível fazer um relatório em questão de segundos. As poucas perguntas são importantes para entender, mas mais importante é o formato do relatório que alguém está tentando criar. Uma vez que o relatório esteja criado, sempre verifique todas as visualizações clicando com o botão direito do mouse na aba de relatório. Isso permitirá o ajuste das células, para combinar com o tamanho dos registros, e possibilitará adicionar ou remover qualquer dado necessário.

Ferramentas especiais disponíveis online

Dicas e truques no Microsoft Access e elaboração de relatórios podem ser encontrados na rede, mas muitos são repletos de termos inúteis para o usuário comum. Na seção "Referências", há um link para um site com dicas e truques para serem utilizados no MS Access e na elaboração de relatórios e diários de base de dados.

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