Como elaborar um manual de procedimento de operação padrão

Escrito por pamela deloatch | Traduzido por fabiana silva
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Como elaborar um manual de procedimento de operação padrão
Procedimento de operação padrão (writing book image by AGphotographer from Fotolia.com)

O procedimento de operação padrão (ou POP) é um documento que dá as instruções passo a passo sobre como concluir uma tarefa. Pense em uma receita de bolo de chocolate. Nele, você encontrará as medidas exatas para cada ingrediente, o tipo e o tamanho da forma necessária, a temperatura do forno e o tempo de cozimento. Ao seguir a receita, você deve obter os mesmos resultados toda vez que prepara a sobremesa. Um POP para um negócio é a mesma coisa. Para alcançar resultados consistentes para o mesmo processo, as mesmas etapas precisarão ser realizadas. Seja em uma farmácia, uma padaria ou em uma fábrica de alta tecnologia de produção, um procedimento de operação padrão descreve como executar um trabalho, diz em que posição fazê-lo e detalha a frequência com que é realizado.

Um grupo de POP informa para um departamento ou organização que tudo deveria operar junto de um manual de procedimentos operacionais padrão. Um manual POP completo deve definir as tarefas da organização, apresentando como cada função individual trabalha separadamente e em conjunto.

Nível de dificuldade:
Moderadamente desafiante

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Instruções

  1. 1

    Crie procedimentos de operação padrão individuais. Para elaborar um POP, é preciso compreender completamente a tarefa em questão. Para isso, entreviste as pessoas que fazem o trabalho, leia suas descrições de cargo e converse com os usuários finais. Se possível, execute você mesmo a tarefa para ver como ela realmente é.

  2. 2

    Anote cada passo de forma clara e concisa. Certifique-se de manter o processo dividido em etapas individuais para que ele seja facilmente compreendido.

  3. 3

    Depois de documentar as etapas, peça para alguém realizar o procedimento seguindo os passos como estão descritos. Isso permite que você faça correções e adicione mais informações, se apropriado.

  4. 4

    Se necessário, obtenha as aprovações dos departamentos.

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    Repita este processo para cada POP que precisar ser desenvolvido.

  6. 6

    Veja como tudo se encaixa. Depois que todos os POPs forem criados, é essencial ver como os trabalhos relacionados interagem. Os procedimentos abrangem todas as transferências de responsabilidade de uma posição ou departamento para o próximo? Talvez seja necessário realizar reuniões com os departamentos ou grupo de trabalho, para comparar o POP e se certificar de que não há lacunas ou sobreposições.

  7. 7

    Depois que todos os POPs foram criados e revisados, coloque-os em manuais e certifique-se de que estejam disponíveis para todos os funcionários que precisarem consultá-los. Inclua a data em que cada procedimento foi escrito, aprovado e o nome do responsável por aprová-lo. Essas informações são úteis para a atualização, visto que nem todos eles podem ser atualizados ao mesmo tempo.

Dicas & Advertências

  • Criar um manual POP pode ser um grande trabalho. E ter o suporte de cada departamento é fundamental para o sucesso.
  • Desenvolva um processo para analisar e revisar os POPs conforme necessário.

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