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Como fazer os empregados preencherem a folha de ponto

Por várias razões, alguns empregados podem não gostar de preencher a folha de ponto. Eles podem encarar a tarefa como tediosa e um desperdício de tempo ou, no caso de trabalhadores assalariados ou isentos, pode parecer desnecessário. As leis exigem que se registre o tempo dos trabalhadores não-isentos; isso se aplica à maioria dos empregados. Se mantiver registros precisos, pode-se usar qualquer sistema de registro de tempo. Há algumas coisas que se pode fazer para garantir o cumprimento da norma e fazer empregados relutantes preencherem seus pontos de forma adequada.

Instruções

Crie regras claras, concisas e simples a respeito do ponto (Ryan McVay/Photodisc/Getty Images)
  1. Estabeleça um sistema fácil de usar baseado na quantidade de empregados. Se forem menos de dez, pode-se comprar livros-ponto padrão em papelarias e lojas de artigos de escritório e fazer os funcionários assinarem diariamente. Para aumentar a precisão, pode-se também comprar um relógio-ponto e os cartões adequados. Se tiver um número considerável de funcionários, considere um sistema automatizado que exija que os empregados registrem a entrada via cartões magnéticos ou impressão digital.

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  2. Incorpore procedimentos de registro de ponto no livreto dos funcionários. Isso inclui a data de entrega das folhas de ponto e para quem elas devem ser entregues. Defina claramente as consequência da violação de certas regras, como a demissão pela falsificação de uma folha. Dê a todos os empregados uma cópia do livreto.

  3. Crie um calendário de pagamento e distribua para os empregados. Isso vem a calhar quando as datas de pagamento mudam, como por causa de feriados. O calendário exibe o período de início e fim dos pagamentos, entrega da folha de ponto e pagamentos correspondentes durante o ano.

  4. Designe gerentes e supervisores para treinar os funcionários em como preencher as folhas de ponto. Se você tiver um sistema automatizado e achar necessário, peça ao vendedor para mandar alguém para treinar os gerentes e supervisores, que devem, então, treinar os empregados.

  5. Simplifique o cálculo da folha de ponto pedindo que os funcionários arredondem para cima e para baixo em relação ao quarto de hora mais próximo. Arredonde para baixo de um a sete minutos e para cima dos oito aos 14 minutos. Por exemplo, se um empregado chega ao trabalho às 8:11 a.m., registra-se 8:15 a.m. na folha ponto. Se o empregado sair às 5:21 p.m., ela registra 5:15 p.m. Em muitos casos, os sistemas automatizados arredondam automaticamente.

  6. Restrinja as entradas de ponto somente ao que interessa. Por exemplo, limite as entradas a regulares, horas extras, férias, doenças, faltas e folgas pagas. Exija que os trabalhadores com salário fixo preencham o ponto somente se necessário.

  7. Explique aos funcionários os benefícios para eles. Por exemplo, diga que o preenchimento adequado dos pontos acelera o processamento do pagamento, garante que eles cheguem a tempo, acelera o ciclo de cobrança e aumenta o fluxo de dinheiro. Peça aos gerentes ou supervisores para comunicarem esses benefícios aos seus subordinados.

  8. Encoraje uma política de portas abertas para que os empregados possam falar com seus superiores quando tiverem esse tipo de problema.

  9. Evite usar um sistema de penalidades para fazer os empregados preencherem seus pontos corretamente. Por exemplo, prender pagamentos até que eles enviem o ponto pode ser proibido, além de criar um ambiente de desconfiança entre gerentes e funcionários.

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Dicas

  • Antes de implementar as políticas de registro de ponto, verifique as leis trabalhistas. Por exemplo, verifique o que dizem leis federais ou estaduais a respeito do arredondamento de horários, registro e uso de dispositivos biométricos.

Referências

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