Conhecimento

Como escrever atas ou relatórios de reuniões

Escrito por saoirse scully | Traduzido por elcio borges gomes
Como escrever atas ou relatórios de reuniões

Escrever uma ata ou relatório de reunião é bem simples

Jupiterimages/BananaStock/Getty Images

Redigir boas atas de reuniões é uma habilidade que qualquer pessoa pode adquirir com um pouco de preparo e atenção aos detalhes. Um registro imparcial e correto de reuniões é uma exigência legal em muitas empresas. Se você escreve atas para uma organização empresarial, política, social ou voluntária, tais registros são uma parte permanente da história da organização. Em muitos casos, as atas são mantidas por anos, décadas e às vezes séculos.

Nível de dificuldade:
Moderadamente fácil

Outras pessoas estão lendo

O que você precisa?

  • Agenda
  • Lista de participantes
  • Gravador
  • Caderno

Lista completaMinimizar

Instruções

  1. 1

    Chegue cedo, trazendo a agenda da reunião, a lista dos participantes e os equipamentos necessários para registrar a ata. Escolha um lugar perto do presidente da reunião. Ficando perto do presidente você poderá ouvir melhor e pedir esclarecimentos com facilidade. Pergunte se você pode usar um gravador para registrar uma transcrição de áudio da reunião. Se você tomar notas em um computador, veja se está tudo funcionando corretamente e tenha um caderno e instrumentos de escrita de reserva para usar, caso o computador falhe.

  2. 2

    Registre a data e a hora em que reunião se inicia formalmente. Registre a essência dos relatórios dos diretores e relatórios da comissão. Normalmente, os relatórios completos são anexados à ata da reunião. Registre as moções na ordem em que elas ocorrem. Inclua quem apresentou cada moção, quem apoiou a moção e se ela foi aprovada, o que é conhecido como "aceita", ou não. Se um item da agenda é apresentado - e não for decidido durante a reunião, mas deixado para depois -, anote quem o sugeriu e quem apoiou a moção. Registre os anúncios e as datas das próximas reuniões.

  3. 3
    Usar a agenda como orientação agiliza o processo

    Jupiterimages/BananaStock/Getty Images

    Encontre ou crie um modelo de ata. Sua organização já deve ter um modelo de ata. Se não tiver, você pode usar um dos muitos modelos encontrados na Internet ou criar seu próprio modelo. O modelo precisa de um cabeçalho, corpo e assinatura. O cabeçalho inclui o nome da organização e da data, hora e local da reunião. Crie o corpo do modelo usando a agenda da reunião como guia. Inclua os seguintes itens nessa parte: estatísticas de atendimento, aprovação da ata da última reunião, relatórios de diretores e da comissão, negócios antigos e novos, anúncios e tempo de adiamento. Verifique se o modelo inclui linhas de assinatura e datas para o secretário e a aprovação da autoridade competente.

  4. 4

    Prepare suas atas usando o modelo. Evite detalhes excessivos. Registre o que foi decidido, quem vai efetuar a ação, quando e como a organização vai saber que a ação foi concluída. Depois de concluir o seu primeiro projeto, reveja a transcrição de áudio da reunião para garantir que você incluiu todo o necessário. Depois edite suas atas. Atas são registros das ações decididas e tomadas por uma organização. Não é um registro de tudo o que é dito, o que seria uma transcrição. Mantenha suas atas em nível profissional não incluindo a sua opinião, julgamento ou interpretação. Frases como "debate acalorado" ou "excelente comentário" não devem ser incluídas em atas profissionais. Nunca inclua moções que foram retiradas. Anexe relatórios dos diretores e da comissão nas suas atas concluídas. Faça o número necessário de cópias. Se possível, distribua a ata da reunião anterior antes da próxima reunião, de modo que as adições e/ou correções possam ser feitas rapidamente.

Dicas & Advertências

  • Marque em sua lista de participantes os que chegam à reunião.
  • Registre os atos realizados, bem como as preocupações.
  • Verifique se os nomes estão escritos corretamente.
  • Guarde uma cópia de suas atas.
  • Não tenha medo de pedir esclarecimentos.

Não deixe de ver

Comentários

Filtro:
  • Geral
  • Artigos
  • Slides
  • Vídeos
Mostrar:
  • Mais relevantes
  • Mais lidos
  • Mais recentes

Nenhum artigo disponível

Nenhum slide disponível

Nenhum vídeo disponível

Direitos autorais © 1999-2014 Demand Media, Inc.

O uso deste site constitui plena aceitação dos Termos de Uso e Política de privacidade de eHow. Ad Choices pt-BR

Demand Media