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Como escrever uma carta de notificação ou de introdução para um programa

Atualizado em 17 fevereiro, 2017

Sua organização acaba de criar um novo programa e você precisa informar seus clientes a respeito disso. A maneira mais fácil de fazer isso é mandar para cada cliente uma carta informando-os sobre o programa. Para chamar a atenção do cliente, sua carta deve ser atraente de modo a fazer com que eles a leiam, e além disso ela deve ser informativa para que se entenda exatamente sobre o que é seu programa. Até mesmo se este for beneficiar os clientes, eles relutam a ler correspondências diretas, portanto você deve chamar a atenção com o equilíbrio correto entre informação e persuasão.

Instruções

Venda o programa pelo qual você quer que seus clientes se interessem (Jupiterimages/Creatas/Getty Images)
  1. Digite a data e pule uma linha. Use a função de associação em seu programa de processamento de texto e adicione os nomes dos clientes e endereços, ou omita-os se preferir uma carta generalizada.

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  2. Pile uma linha adicional e digite "Querido Sr. (nome do cliente)" seguido de dois pontos, ou digite "Querido cliente apreciado", seguido de dois pontos para uma saudação genérica. Tenha em mente, no entanto, que as pessoas tem mais chances de lerem as mensagens endereçadas diretamente a elas, portanto se você adicionar os nomes e endereços dos clientes, o resultado será melhor.

  3. Comece a carta com algo que chame a atenção do cliente. Um fato relevante os estatística pode interessá-los; por exemplo: "Você sabia que pode fazer um seguro para suas crianças por R$100,00 por mês em nosso novo programa?". Começar com um benefício direto como este chamará a atenção do cliente e o encorajará a ler o resto da carta.

  4. Dê os detalhes gerais do programa. Forneça informações suficientes que permitam ao cliente tomar decisões informadas, mas não tantas de modo a deixá-lo cansado de ler o impresso. Diga onde podem obter maiores detalhes; por exemplo, faça um site contendo-os e um pacote de boas vindas, junto do formulário de aplicação.

  5. Diga o que os clientes devem fazer casos estejam interessados. Forneça números de telefone ou site onde podem se inscreverem. Mencione as datas relevantes, locais e prazos, se aplicarem ao caso.

  6. Termine a carta com "Atenciosamente" e pule três espaços. Digite seu nome. Imprima as cartas e faça sua assinatura acima do nome impresso em cada uma delas. Se não puder assinar todas as cópias, faça um design gráfico de sua assinatura e insira-o ao documento para que quando ele for impresso, sua assinatura esteja lá também.

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Referências

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