Como escrever uma carta de reclamação

Escrito por ehow contributor | Traduzido por lívia bono
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Como escrever uma carta de reclamação
Mantenha sua meta em mente ao escrever uma carta de reclamação (Jupiterimages/Creatas/Getty Images)

Quando você escreve uma carta de reclamação, você deve fazê-lo com seu objetivo em mente. O propósito de uma carta de reclamação é obter algo. Pode ser um reembolso, uma compensação ou um pedido de desculpas. Uma carta de reclamação não é um modo de liberar suas frustrações e contar para o mundo o quão nervoso você está. Seja esperto ao escrever uma carta de reclamação, e você conseguirá o que quer.

Nível de dificuldade:
Moderado

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Instruções

  1. 1

    Escreva uma carta, não só um e-mail. Empresas e organizações percebem que leva muito mais esforço para se compor e enviar uma carta em papel, do que para digitar um e-mail. Alguém sempre abrirá e lerá uma carta tradicional, enquanto que e-mails são frequentemente deixados sem abrir. Você pode mandar cópias de suas cartas por e-mail, mas sempre envie uma carta em papel antes.

  2. 2

    Descubra quem deve receber a carta de reclamação. O destinatário deve ser alguém que tenha o poder de te dar o que você quer. Comece com o gerente, mas não pare por aí. Envie a mesma carta para o gerente regional e para o departamento de relacionamento com a mídia, se for uma corporação nacional. Um gerente que possa deixar sua reclamação de lado não irá te ignorar, se seu chefe estiver perguntando a ele o que ele está fazendo sobre o assunto.

  3. 3

    Ache nomes e endereços. Sua carta de reclamação deve ser endereçada a alguém específico. Basta ligar para a empresa e pedir o nome, cargo exato e endereço dos gerentes. Certifique-se de escrever os nomes corretamente. Ligue para os escritórios corporativos nacionais para descobrir quem lida com o relacionamento com a mídia no nível corporativo.

  4. 4

    Seja educado e profissional. Se você soar hostil e irracional, será deixado de lado como uma pessoa louca. Você deve se apresentar como um cliente racional, com uma reclamação racional. Explique brevemente a situação e por que você acredita que foi injustiçado.

  5. 5

    Seja específico. Detalhe exatamente quando, onde e como o problema ocorreu. Forneça datas, horários, locais, números de loja, números de produto e números de série exatos. Seja específico especialmente com os nomes das pessoas com as quais lidou. Por exemplo, dê o nome da pessoa que te atendeu mal e o gerente que deixou de lidar com a questão. As pessoas para as quais você estiver reclamando devem poder encontrar os culpados.

  6. 6

    Sugira que continuará a causar confusão se eles não tratarem de sua carta de reclamação. Não ameace, mas declare que está tão decepcionado com o atendimento deles que compartilhará sua insatisfação com outros clientes.

  7. 7

    Dê a eles uma saída. Explique em sua carta de reclamação o que você acredita ser uma compensação razoável por seus incômodos. Por exemplo, peça um reembolso ou uma troca de produtos, ou que eles considerem tomar uma ação disciplinar contra o responsável. Não peça coisas demais. Se eles sentirem que podem te satisfazer com um ato simples, estarão mais propensos a fazê-lo.

  8. 8

    Agradeça-os por seu tempo e consideração. Termine com uma frase otimista, dizendo que espera que possam resolver a situação e continuar a fazer negócios no futuro.

  9. 9

    Envie uma cópia "CC" da sua carta de reclamação para agências importantes, se adequado. "CC" significa cópia de carbono. Ao final de uma carta, basta digitar "CC:" e seguir com alguns nomes e endereços. Estes podem incluir a agência de proteção ao consumidor, a procuradoria do estado, jornais, televisões, blogs relevantes e qualquer agência regulatória que supervisione a indústria do reclamado.

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