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Como escrever uma carta de reclamação

Atualizado em 21 fevereiro, 2017

Quando você escreve uma carta de reclamação, você deve fazê-lo com seu objetivo em mente. O propósito de uma carta de reclamação é obter algo. Pode ser um reembolso, uma compensação ou um pedido de desculpas. Uma carta de reclamação não é um modo de liberar suas frustrações e contar para o mundo o quão nervoso você está. Seja esperto ao escrever uma carta de reclamação, e você conseguirá o que quer.

Instruções

Mantenha sua meta em mente ao escrever uma carta de reclamação (Jupiterimages/Creatas/Getty Images)
  1. Escreva uma carta, não só um e-mail. Empresas e organizações percebem que leva muito mais esforço para se compor e enviar uma carta em papel, do que para digitar um e-mail. Alguém sempre abrirá e lerá uma carta tradicional, enquanto que e-mails são frequentemente deixados sem abrir. Você pode mandar cópias de suas cartas por e-mail, mas sempre envie uma carta em papel antes.

  2. Descubra quem deve receber a carta de reclamação. O destinatário deve ser alguém que tenha o poder de te dar o que você quer. Comece com o gerente, mas não pare por aí. Envie a mesma carta para o gerente regional e para o departamento de relacionamento com a mídia, se for uma corporação nacional. Um gerente que possa deixar sua reclamação de lado não irá te ignorar, se seu chefe estiver perguntando a ele o que ele está fazendo sobre o assunto.

  3. Ache nomes e endereços. Sua carta de reclamação deve ser endereçada a alguém específico. Basta ligar para a empresa e pedir o nome, cargo exato e endereço dos gerentes. Certifique-se de escrever os nomes corretamente. Ligue para os escritórios corporativos nacionais para descobrir quem lida com o relacionamento com a mídia no nível corporativo.

  4. Seja educado e profissional. Se você soar hostil e irracional, será deixado de lado como uma pessoa louca. Você deve se apresentar como um cliente racional, com uma reclamação racional. Explique brevemente a situação e por que você acredita que foi injustiçado.

  5. Seja específico. Detalhe exatamente quando, onde e como o problema ocorreu. Forneça datas, horários, locais, números de loja, números de produto e números de série exatos. Seja específico especialmente com os nomes das pessoas com as quais lidou. Por exemplo, dê o nome da pessoa que te atendeu mal e o gerente que deixou de lidar com a questão. As pessoas para as quais você estiver reclamando devem poder encontrar os culpados.

  6. Sugira que continuará a causar confusão se eles não tratarem de sua carta de reclamação. Não ameace, mas declare que está tão decepcionado com o atendimento deles que compartilhará sua insatisfação com outros clientes.

  7. Dê a eles uma saída. Explique em sua carta de reclamação o que você acredita ser uma compensação razoável por seus incômodos. Por exemplo, peça um reembolso ou uma troca de produtos, ou que eles considerem tomar uma ação disciplinar contra o responsável. Não peça coisas demais. Se eles sentirem que podem te satisfazer com um ato simples, estarão mais propensos a fazê-lo.

  8. Agradeça-os por seu tempo e consideração. Termine com uma frase otimista, dizendo que espera que possam resolver a situação e continuar a fazer negócios no futuro.

  9. Envie uma cópia "CC" da sua carta de reclamação para agências importantes, se adequado. "CC" significa cópia de carbono. Ao final de uma carta, basta digitar "CC:" e seguir com alguns nomes e endereços. Estes podem incluir a agência de proteção ao consumidor, a procuradoria do estado, jornais, televisões, blogs relevantes e qualquer agência regulatória que supervisione a indústria do reclamado.

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