Como responder uma carta de negócios

Escrito por contributing writer | Traduzido por mirella veloso
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Como responder uma carta de negócios
Esboçando uma resposta de negócios (The form for the letter. image by Andrey Khritin from Fotolia.com)

Quando estiver respondendo a uma carta ou a perguntas de clientes, associados, consumidores ou colegas, é importante manter a formalidade adequada. A comunicação escrita pode muito bem ser a primeira e a única correspondência entre você e o remetente original, por isso, fazer uma boa impressão é crucial.

Nível de dificuldade:
Fácil

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Instruções

  1. 1

    Inicie a carta resposta fazendo referência à carta original recebida. Use uma frase de abertura, como "com referência a sua carta", ou "obrigado por seu e-mail (ou sua carta)". Nesse momento, parafraseie alguns dos pontos chaves mencionados na carta recebida. Isso faz com que o contato saiba que você entendeu a posição e a mensagem. Esse é um elemento importante se está lidando com um chefe ou cliente, e mais importante ainda se é um chefe ou cliente que está registrando uma reclamação. Lembre de não usar o primeiro nome da pessoa, a menos que sejam amigos próximos ou colegas e que tenha utilizado o primeiro nome na carta original. Para alguém com quem não se conversa normalmente, o formal é melhor. Use o último nome, antecedido por Sr, Sra, Srta, se souber o nome da pessoa; e se não souber o nome, use "Prezado(a) Sr. ou Sra.".

  2. 2

    Continue após a introdução abordando a questão, pergunta ou reclamação. Responda qualquer questão ou direcione a pessoa a alguém que possua as respostas e faça o máximo para solucionar problemas trazidos para a sua atenção. No caso de uma reclamação, certifique-se de se desculpar pela situação trazida. Não fique na defensiva ou seja rude sobre o assunto, mas se coloque de forma educada e de forma a não julgar. Pode-se usar uma frase como "Sinto muito pelo inconveniente. Ficaria mais do que satisfeito em conversar com o senhor(a) para encontrar uma resolução para sua reclamação. Nosso negócio é importante e espero mantê-lo como cliente".

  3. 3

    Feche a carta usando uma frase que antecipe eventos futuros, com um último pedido de desculpas ou com uma oferta de ajuda. Algumas frases comuns que seriam aceitáveis são: "se precisar de mais informações, não hesite em contatar-me", "novamente, peço desculpas pelo inconveniente" ou "espero ouvir sua resposta". Novamente, mantenha a formalidade enquanto termina a carta. Para um destinatário que não se conhece ou se está falando com um departamento inteiro, use: "Atenciosamente, " seguido do seu nome. Para um amigo ou colega próximo, tanto "tudo de bom", "abraços" ou "saudações" são apropriados.

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