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Como escrever cartas de cobrança

Atualizado em 17 fevereiro, 2017

Uma parte de um negócio é cobrar contas vencidas. A maioria dos clientes não tem a intenção de não pagar suas contas; eles simplesmente atrasam. As empresas enviam cartas aos clientes para lembrá-los de que suas contas estão vencidas e incentiva-os a pagarem. Muitas vezes, será preciso escrever várias cartas para cobrar essas contas, para que sejam pagas. O segredo para o sucesso de uma carta de cobrança é um tom firme, mas sincero.

Instruções

Alguns clientes nunca pagam; venda essas contas para uma empresa de cobrança (Jupiterimages/Photos.com/Getty Images)
  1. Comece a carta, digitando a data e pulando um espaço de linha. Digite o nome e o endereço do cliente em linhas separadas. Em outra linha, digite "Prezado Sr./Sra. (Nome do cliente)".

  2. Relembre ao cliente que sua conta está em atraso. Inclua uma descrição do nome da conta e quanto é devido. Além disso, informe quando o último pagamento foi recebido; isso o mostrará quanto tempo ele está inadimplente.

  3. Ofereça um incentivo para pagar dentro de um prazo especificado, como um desconto ou a eliminação dos juros.

  4. Ofereça uma negociação, se for o caso. Normalmente, essa opção oferecerá pagamentos mais baixos e acessíveis ao cliente. Use um tom sincero e compreensivo para incentivar o cliente a aproveitar essa oferta.

  5. Explique ao cliente o que acontecerá com sua conta se não pagar. Mencione as consequências se estiver atrasado mais de 30 dias ou se sempre atrasar com os pagamentos, mas não se for o primeiro aviso. Seja específico, para que ele entenda as consequências, se não pagar a conta agora.

  6. Forneça suas informações de contato e uma segunda via da conta, para facilitar o pagamento.

  7. Termine a carta com "Atenciosamente", pule três linhas, digite seu nome, imprima a carta e assine acima do nome.

Dicas

  • Se o cliente não responder a essa oferta, escreva novamente e use um tom mais firme.
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