Como escrever um memorando de contabilidade

Escrito por isabel franco | Traduzido por paula moreira
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Como escrever um memorando de contabilidade
Escrever um memorando eficaz é uma habilidade importante para todos os profissionais de contabilidade (Creatas/Creatas/Getty Images)

Os memorandos que você escreve enquanto contador dizem muito sobre sua experiência profissional e sua credibilidade. Contadores são responsabilizados pela escrita de todos os tipos de memorandos, incluindo os informais internos para colegas e supervisores, os formais para as unidades departamentais e as notas fiscais para os clientes. Um memorando de contabilidade pobremente escrito pode confundir os receptores e danificar o prestígio da sua companhia. Aprender a escrever memorandos de contabilidade com clareza e exatidão é a chave para a comunicação empresarial eficaz e o estabelecimento de uma reputação favorável dentro de sua organização.

Nível de dificuldade:
Moderadamente fácil

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Instruções

  1. 1

    Determine a audiência e o propósito do seu memorando. A maior parte deles é usada para chamar a atenção para problemas, oferecer soluções, comunicar os objetivos oficiais da companhia ou transmitir novas informações. Não mande um memorando para um escritório inteiro se ele envolver apenas um departamento. Considere também a sensibilidade do material e se a informação será mais bem transmitida através de um memorando oficial ou se comunicada pessoalmente.

  2. 2

    Formate o cabeçalho do memorando usando os seguintes seguimentos: PARA: (nome do receptor e cargo), DE: (seu nome e cargo), DATA: ( data completa e atual) e ASSUNTO: (do que o memorando trata).

    Garanta que os destinatários sejam tratados pelo nome correto e pelos títulos formais de trabalho. Seja específico e sucinto em sua linha de assunto. Por exemplo, "Fim do semestre" como linha de assunto poderia significar qualquer coisa para o receptor. Ao invés disso, use algo como "Novos processos de arquivamento para o fim do semestre".

  3. 3

    Dê um breve resumo do que se trata o memorando no segmento de abertura. O propósito do segmento de abertura é deixar claro para o receptor o porquê de eles estarem recebendo o memorando e porque eles devem ler o documento. Mantenha o segmento de abertura em um parágrafo curto.

  4. 4

    Adicione um contexto descrevendo o problema, evento, circunstância ou o contexto do memorando. O contexto pode ser a frase de abertura de seu próximo parágrafo ("Por causa da confusão relacionada aos procedimentos de arquivamento do último semestre..."), ou um parágrafo completo e separado, dependendo da quantia de informação necessária para conseguir que todos os receptores fiquem a par.

    Siga o contexto com o segmento de tarefa, que é a parte do memorando que descreve o que está sendo feito para resolver a questão ou problema ("Nós estamos implementando novos procedimentos de arquivamento para o próximo semestre..."). Mantenha o segmento de tarefa a uma frase ou breve parágrafo, dependendo da complexidade da questão à mão.

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    Acompanhe o segmento de tarefa com uma discussão completa que forneça detalhes adicionais e suporte. O segmento de discussão deve ser a parte mais longa do memorando e inclui todos os fatos e pesquisas que auxiliam a(s) recomendação(s) estabelecida por ele. Avance com os detalhes mais relevantes e os pontos fortes de evidência.

  6. 6

    Termine o memorando com um breve segmento de encerramento, não mais que um parágrafo, que descreva de modo cortês as ações que você deseja que o receptor do memorando tome ("A partir do próximo mês, por favor, siga os novos procedimentos de armazenamento..."). Salientar como o receptor se beneficiará ao seguir as ações descritas no memorando ("Esperamos que esses novos procedimentos de armazenamento poupem seu tempo e diminuam sua carga de trabalho...")

Dicas & Advertências

  • Anexe listas, gráficos, artigos ou outra fonte relevante ao seu memorando. Adicione uma anotação ao final do memorando se incluir qualquer anexo, como "Anexado: Novo procedimento de armazenamento."
  • Se este for seu primeiro memorando, tenha um colega ou supervisor para analisá-lo quanto à precisão e para certificar-se de que não deixou nada de fora.
  • Enviar memorando com a escrita incorreta do nome, cargo ou endereço de e-mail pode fazer com que colegas não levem o memorando a sério e até mesmo prejudicar sua reputação se houver reincidência. Sempre cheque duas vezes para conseguir uma completa exatidão antes de enviar o memorando.

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