Como escrever um relatório de transferência

Escrito por tammy parks | Traduzido por monique oliveira
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Como escrever um relatório de transferência
Crie um relatório de transferência detalhado para alguém assumir seu cargo (Siri Stafford/Digital Vision/Getty Images)

Relatórios de transferência são usados em uma variedade de áreas e em diversas situações. Trata-se de uma ferramenta básica utilizada por um funcionário em uma dada posição para informar um outro funcionário, substituto ou recém-chegado, do que acontece e o que precisa acorrer no futuro para garantir uma transição perfeita de funcionários em uma determinada posição. Poderia englobar desde uma mudança de turno até um relatório para a entrada de um funcionário novo. O relatório deve ser considerado um guia para o substituto e, dependendo do trabalho e atribuições, ele deverá conter informações pertinentes para aquele cargo específico. É importante manter em mente os objetivos, funções e qualquer informação que o sucessor precisará para completar o trabalho de forma competente. O relatório de transferência ideal garantirá que nenhum problema ou imprevisto surja durante a transição.

Nível de dificuldade:
Moderado

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Instruções

    Criando um relatório

  1. 1

    Faça uma lista completa de todas as informações que o funcionário recém-chegado precisará saber. Considere o que você faz diariamente, coisas que faz semanalmente, mensalmente ou anualmente. Inclua informação para além das funções e responsabilidades básicas; contatos, protocolo, cadeias de comando, senhas, chaves, datas importantes, treinamentos e qualquer outra informação específica do trabalho. Não tente fazer isto de uma só vez. Dê a você tempo para lembrar de tudo que precisa ser incluído.

    Como escrever um relatório de transferência
    Um relatório de transferência deve incluir itens necessários para a realização de funções diárias. (keys image by Horticulture from Fotolia.com)
  2. 2

    Divida a lista por prioridades, frequência, tipo de informação e sequência. Liste projetos atuais, as datas ou quando começaram, como você quer que progridam e uma data de conclusão. Inclua todos os aspectos do projeto que o substituto precisará saber.

  3. 3

    Organize as informações de forma adequada para o cargo. Para um relatório de mudança de turno, comece com o que foi iniciado em seu turno e precisa ser concluído no próximo. Inclua as tarefas concluídas, assim, o substituto não as fará novamente. Liste as informações que o substituto precisará saber antes que possa começar. Dê seguimento com a lista baseada em pertinência e sequência.

  4. 4

    Crie um mapa detalhado e um diretório de localização de documentos e itens específicos do cargo. Assim, não haverá necessidade de ir muito longe para encontrar formulários, suprimentos ou chaves, bastará ler o relatório.

    Como escrever um relatório de transferência
    Crie um diretório de formulário para o novo funcionário (office stuff image by petar Ishmeriev from Fotolia.com)
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    Escreva um resumo dos objetivos para o cargo, os seus e os da empresa, assim, o substituto vai saber por onde começar e onde terminar. Inclua realizações passadas e descreva como conseguiu alcançá-las. Isto dará a ele as ferramentas para continuar aquilo que você começou, sem interrupção no fluxo do processo e aumentando a probabilidade de um resultado bem sucedido.

  6. 6

    Crie o relatório usando um programa de computador do escritório. Use um modelo de relatório existente ou crie o seu próprio baseado em itens específicos para o trabalho. Examine o relatório várias vezes para garantir que nada foi esquecido. Peça para que um colega leia, ele pode se lembrar de algo que esteja faltando.

Dicas & Advertências

  • Inclua um descrição de quanto tempo deve ser gasto em tarefas específicas.
  • Acrescente dicas sobre como seu substituto pode melhorar a produtividade e o desempenho no trabalho.

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