Como fazer uma folha de pagamento no Microsoft Access

Escrito por eric jay toll | Traduzido por gildo santana
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Como fazer uma folha de pagamento no Microsoft Access
Configurar uma folha de pagamento no Microsoft Access é uma boa ferramenta para controlar os registros dos funcionários (Jupiterimages/BananaStock/Getty Images)

O Microsoft Access traz um banco de dados com SQL (Search Query Language) para pequenas empresas. Sua flexibilidade e recursos fornecem bastante poder computacional para um empregador. Configurar uma folha de pagamento no Microsoft Access é uma boa ferramenta para controlar os registros dos funcionários. Configurar um sistema de folha de pagamento completo, que calcule pagamento bruto, deduções e salário líquido requer um programador de banco de dados altamente sofisticado. Um empregador com habilidades intermediárias a avançadas em Access pode configurar um sistema de registro de folha de pagamento.

Nível de dificuldade:
Desafiante

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Instruções

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    Nomeie e crie um novo banco de dados no comando "Novo" na guia "Arquivo". Selecione a guia "Página Inicial" e uma nova tabela será criada. Mude para "Modo Design".

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    Entre com o nome da "chave primária" na coluna "Nome do Campo" na linha 1. "Código" é o padrão com "Numeração Automática" na coluna "Tipo de dados". Você pode manter assim ou mudar para outro identificador único, como Número do Empregado ou CPF. O "Tipo de dados" pode ser mantido como "Numeração Automática" ou mudado para uma entrada manual, desde que a propriedade "Indexado" seja definida como "Sim (Duplicação não autorizada)".

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    Crie campos para todas as informações necessárias para novos empregados. Isso inclui: 1. Nome e sobrenome, iniciais ou nomes do meio, se desejado 2. Endereço residencial e de correspondência 3. Telefone residencial, comercial e móvel 4. Número de deduções federais e estaduais de Imposto de Renda retido na fonte 5. CPF 6. Carteira de motorista ou outra identificação 7. Um checkbox para garantir que a qualificação para "carta de prova de emprego" foi verificada 8. Uma caixa de texto para registrar os documentos verificados 9. Data de início no emprego 10. Data de rescisão do emprego (para ser preenchida quando o empregado sair da empresa) 11. Salário 12. Cargo e outras informações desejadas pelo empregador Currículos podem ser digitalizados e anexados ao registro, se desejado.

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    Atribua o tipo de dados em cada campo e defina as propriedades obrigatórias para formatar os números, definir o número de caracteres permitidos em um campo e determinar se os dados devem ser indexados. Quando se cria um banco de dados, também é prudente adicionar um campo de descrição definindo seu propósito, para estimular a memória mais tarde, quando o banco de dados precisar ser modificado ou revisado.

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    Salve a Tabela, colocando o nome "Empregados" ou outro nome que faça sentido.

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    Selecione a guia "Criar" e clique no botão "Formulário" no grupo "Formulários". Adicione todos ou alguns campos ao formulário e salve-o. Formate as propriedades dos campos para corresponderem às propriedades da Tabela. Salve mais uma vez antes de retornar ao "Modo Formulário" no botão "Modo de Exibição" na guia "Página Inicial". Use o formulário para adicionar dados.

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    Selecione a guia "Criar" e clique no botão "Relatório" no grupo "Relatórios". Adicione todos ou alguns campos e mude para o "Modo de Exibição de Layout". Modifique o comprimento das colunas e formate os campos de nomes. Modifique as fontes e cores ou selecione um design pré-formatado no menu "Design". Salve o relatório. O modelo Relatório permite imprimir relatórios de folha de pagamento.

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    Criptografe o banco de dados para maior segurança. Feche-o, e reabra em Modo Exclusivo usando a seta no botão "Abrir" da janela "Abrir" e selecione "Abrir exclusivo". Clique na guia "Arquivo", selecione o comando "Informações", então clique em "Criptografar com Senha" no painel "Informações". Quando a caixa de diálogo "Definir senha do banco de dados" aparecer, defina uma senha e digite-a novamente para verificar. Clique em OK. Da próxima vez que o banco de dados for aberto, a senha será solicitada. Digite-a no campo Senha, digite-a novamente no campo Verificar e clique em OK.

Dicas & Advertências

  • Senhas fortes têm no mínimo oito caracteres e incluem números, letras maiúsculas e minúsculas e um caractere especial, como "!" ou "&". Use a propriedade "Rótulo" para dar aos campos nomes em linguagem comum. Mudar o nome do campo "PrimeiroNome" para "Primeiro nome" dá uma aparência mais profissional a relatórios. Existem programas de folha de pagamento online e no varejo que controlam folha de ponto e cálculos de contracheque. Fazer isso no Access requer programação extremamente sofisticada e compreensão além do escopo deste artigo.
  • Existem muitas soluções proprietárias de controle de ponto e desconto em folha a preços acessíveis para contabilidade de pequenas empresas. Na maioria dos casos são bem mais simples de usar e requerem menos tempo para configurar do que criar seu próprio banco de dados para cálculo de folha de pagamentos.

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