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Como gerenciar um almoxarifado

Atualizado em 17 abril, 2017

Os almoxarifados podem ser encontrados em praticamente qualquer empresa. Varejistas e mercados em geral possuem grandes almoxarifados para estocar os produtos, enquanto escritórios, restaurantes e unidades médicas contam com áreas de armazenagem menores. Algumas empresas podem ter um funcionário específico para cumprir a função de estoquista, já outras precisam de um grupo trabalhando em conjunto para suprir as necessidades associadas ao almoxarifado.

Os almoxarifados podem ser tanto grandes armazéns quanto pequenas salas de estoque (manual carriage with a newspaper in a warehouse image by terex from Fotolia.com)

Organização

A organização é essencial para o funcionamento de um almoxarifado. Empresas maiores podem ter um esquema de organização específico para seus almoxarifados, projetado para facilitar o acesso aos produtos mais utilizados. De maneira geral, existem algumas regras básicas que normalmente são seguidas nestes ambientes. Em primeiro lugar, os itens são classificados por departamento. Em almoxarifados de abastecimento, a organização é feita por categorias, que podem incluir produtos de papel, como papel higiênico e toalhas de papel, artigos para escritório, como canetas, clipes de papel e post-its ou ainda produtos de limpeza. Objetos pesados e de grande volume, por sua vez, devem ser colocados próximo ao chão para evitar acidentes relacionados ao seu transporte e acesso. Artigos usados com pouca frequência são normalmente guardados nas áreas mais altas do almoxarifado, enquanto aqueles usados constantemente costumam ficar, convenientemente, ao alcance das mãos. Por fim, rotular as prateleiras e caixas na área de estoque ajuda a manter sua organização.

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Gerenciamento de estoque

Em qualquer indústria, alguém é responsável por fazer o pedido dos suprimentos e demais itens do estoque. Em almoxarifados de varejistas, cabe a um supervisor fazer os pedidos de itens com baixa disponibilidade no estoque. Já na maioria dos escritórios, por sua vez, um contador ou auxiliar administrativo será responsável pelas encomendas, mas todos os demais funcionários devem ajudar a fazer o controle dos itens em falta no estoque. Uma das maneiras de realizar esse controle é fixar uma lista na parede e pedir aos funcionários que anotem os itens com baixa disponibilidade sempre que necessário. Por exemplo, se um assistente de escritório utilizar uma das duas caixas de clipes restantes, ele deve anotar isso na lista de controle de estoque. Outro elemento importante deste setor refere-se à renovação e rotação do estoque, principalmente para artigos que estragam com o tempo ou que tenham data de validade. Para isso, deve-se trazer para frente das prateleiras os itens mais antigos e colocar os produtos novos para trás. Isso pode ser útil também para itens que não possuem uma data de validade especificada, como elásticos de borracha, já que eles podem ficar secos e, consequentemente, inutilizáveis. Se uma caixa de elásticos for repetidamente movida para trás no estoque, pode ser que você tenha que jogá-la fora em vez de utilizar os acessórios. Gerenciar o estoque em um almoxarifado inclui também descartar, da maneira correta, os artigos desatualizados ou velhos, de acordo com as diretrizes da empresa.

Manutenção geral

Manter a limpeza também é um dever essencial associado ao gerenciamento de um almoxarifado. Além de remover o lixo e outros detritos e limpar regularmente as prateleiras, caixas e o chão, é preciso também verificar se todos os equipamentos e acessórios estão instalados corretamente e, caso haja problemas, corrigi-los. Substituir etiquetas apagadas ou danificadas e manter a iluminação do ambiente adequada também enquadram-se nas tarefas básicas de gerenciamento e manutenção de um almoxarifado.

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Referências

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