Ideias para a organização de uma recepção

Escrito por laura acevedo | Traduzido por andre trapani possignolo
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Ideias para a organização de uma recepção
Uma boa recepcionista deve manter uma boa organização (lovely help desk lady 5 image by Paul Moore from Fotolia.com)

Recepcionistas de sucesso conseguem cuidar de muitas tarefas enquanto passam uma primeira impressão positiva para os convidados, visitantes e funcionários em potencial da companhia. Seja em uma pequena empresa ou em uma corporação multinacional, as habilidades adequadas de organização podem ser a chave para manter uma boa recepção. As boas ideias de organização simplificam as tarefas da rotina e melhoram a hospitalidade.

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Guia de referências rápidas

Crie guias de referência rápidos para informações da rotina, como os telefones mais usados, números de escritórios e ramais. Separe estes guias em pastas laminadas para facilitar o manuseio e buscar referências rápidas. Mantenha-os em arquivos organizados enquanto não estiver utilizando. Considere manter cópias extras para fornecer caso pedidas. Os guias o tornarão mais eficiente e ajudarão a acelerar o cumprimento das tarefas da rotina, como transferir ligações.

Compromissos principais

Faça uma lista das visitas marcadas para o dia, organizadas por horário. Coloque o nome da pessoa e a quem você de notificar sobre a chegada. Isto permitirá que você personalize frases de boas-vindas aos visitantes. Por exemplo, quando um convidado chegar, você poderá dizer "Bem vindo Senhor Silva, a Senhora Souza está ansiosa com a reunião". Esse tipo de recepção faz com que um convidado se sinta mais bem recebido e pode ajudar a melhorar os resultados da reunião. Boas-vindas personalizadas são especialmente úteis para entrevistas de emprego. Se um funcionário em potencial se sente bem recebido, ficará mais relaxado para sua entrevista, tendo chances mais favoráveis de trabalhar para a companhia.

Planejamento para intervalos

Cerifique-se de ter apoio para cobri-lo em intervalos ou em dias em que estiver doente. Crie anotações que cubram os deveres e funções básicas que possam ser passadas a qualquer um que esteja te substituindo. Você pode criar um sistema de rotação para substituições temporárias entre diferentes departamentos de sua companhia. Isto lhe dará mais contato com as várias partes da empresa, o que tornará mais fácil para você direcionar as questões no futuro.

Quadros de recados

Crie um quadro de recados para a companhia, dando destaque à notícias e atividades positivas da companhia. Atualize-os quando tiver tempo livre, coloque-os na área de espera para que os visitantes possam olhar. Esta será uma maneira construtiva para os visitantes passarem o tempo enquanto esperam por seus compromissos, além de ajudá-los a se familiarizar com a companhia. Ao manter seus convidados ocupados, você poderá focar sua atenção em outras tarefas e telefonemas, o que aumenta sua eficiência.

Refrescos

Mantenha refrescos ao seu alcance. Instale um pequeno refrigerador para manter bebidas geladas sob sua mesa ou na área de espera. Tenha uma cafeteria individual por perto, além de açúcar e adoçante. Coloque uma travessa de assados em seu balcão de recepção ou uma tigela com doces. Tendo refrescos perto, você poderá receber melhor os convidados da companhia sem precisar sair da recepção.

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