A importância da comunicação escrita entre os clientes e a empresa

Escrito por priti ramjee | Traduzido por juliana soares
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A importância da comunicação escrita entre os clientes e a empresa
Uma carta escrita de agradecimento mostra um apreço pessoal e boa vontade perante seus clientes (thank you image by feisty from Fotolia.com)

"Você deve escrever não só para ser compreendido, mas também para não ser mal compreendido", afirma Richard Denny, especialista em comunicações e treinamento para lideranças. A comunicação escrita entre clientes e empresa é essencial para referenciar e contatar clientes em fuso horários diferentes, mostrando responsabilidade e tendo a oportunidade de construir relacionamentos.

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Registros para referência

As empresas e os clientes guardam cópias de propostas de negócios e relatórios como um registro permanente para referências futuras. Os documentos profissionais aumentam a satisfação dos clientes e melhoram a eficiência, já que ambas as partes têm a oportunidade de editar e revisar o documento até que os agrade. Além disso, os documentos podem conter fatos e dados que são mais apropriados na forma escrita do que por meio da comunicação verbal.

Ciclo contínuo de negócios

O ambiente de trabalho atual é um ambiente global com empresas e clientes localizados em todo o mundo. Os negócios são feitos 24 horas por dia, devido a fuso horários diferentes. Como resultado, os e-mails se tornaram uma forma padronizada e conveniente de comunicação. O e-mail é sua forma de criar uma boa impressão no cliente e informá-lo que você é a pessoa certa para manter negócios. Um e-mail profissional tem um tom formal, em vez de um informal. Essas comunicações para clientes devem ser concluídas com "Atenciosamente" ou "Cordialmente".

Responsabilidade

Quando você envia uma comunicação escrita, suas palavras em papel timbrado com sua assinatura demonstram responsabilidade perante o cliente pela qualidade do serviço que é prestado. A carta deve ser datada e conter o nome completo e endereço do destinatário. O parágrafo final da carta deve ter o nome da pessoa de contato e seu número de telefone caso precise de informações adicionais.

Construção de relacionamento

As cartas de agradecimento são uma oportunidade para mostrar boa vontade e apreço, sendo uma forma de manter contato com os clientes. Envie uma carta de agradecimento quando um cliente comprar um produto ou serviço. Uma carta escrita à mão demonstra ao cliente que você gastou seu tempo para escrever pessoalmente uma mensagem para mostrar seu apreço. Também é aceitável enviar seu cartão pessoal com a carta.

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