A importância do pacote MS Office

Escrito por contributing writer | Traduzido por bruno charamba
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A importância do pacote MS Office
O pacote de programas MS Office aumenta a produtividade das empresas (cd image by AGphotographer from Fotolia.com)

Em 1990, um novo conceito foi criado pela Microsoft Corporation para convergir diferentes aplicativos em apenas um pacote, permitindo aos usuário navegar e compartilhar recursos entre eles. A Microsoft Office Suite 3.1 foi introduzida, testada e lançada para alguns escritórios do governo. Em 1997, a Microsoft produziu seu primeiro pacote oficial de escritório para o público, o Microsoft Office, que literalmente mudou a forma com que os alpicativos para desktops são usados no mundo corporativo e em casa.

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Características

O pacote mais básico do MS Office vêm com os seguintes programas: MS Word (editor de textos), MS Excel (planilhas eletrônicas e contabilidade), MS PowerPoint (para apresentações), MS Access (para criação e gerenciamento de bancos de dados) e o Front Page (para desenvolvimento web). Esses aplicativos visam o uso doméstico, profissional (pequenas empresas) e o corporativo (para grupos maiores do que 15 pessoas). A estratégia da Microsoft, um importante aspecto desse pacote integrado, é fazer um sistema de menus base, onde todos os aplicativos se pareçam, para que os usuários fiquem confortáveis em utilizar os diferentes aplicativos disponíveis, ganhando assim, mais usuários.

Conceito integrado

Um importante fator do pacote MS Office é a integração dos programas, mas ainda mantendo cada software com sua própria identidade. Por exemplo, o Mail Merge pode ser executado com o MS Office, mas captura as informações do arquivo de e-mail do Microsoft Outlook para criá-lo ou para fazer sua etiqueta. Também é possível alocar uma planilha no MS Word ou integrar um gráfico do Excel dentro de um slide do PowerPoint.

Gerenciamento de grupos de trabalho

Às vezes, seis ou oito pessoas precisam trabalhar em um projeto ao mesmo tempo. O pacote de gerenciamento do MS Office permite que um grupo de pessoas trabalhem juntas em um software ao mesmo tempo para combinar notas, teorias e projetos desenvolvidos em diferentes sessões do documento. A integração de gerenciamento dos grupos podem ser encontradas em todos os aplicativos do pacote MS Office. Esse recurso importante evita que os arquivos sejam perdidos ou armazenados em diretórios diferentes. Cada grupo de trabalho possui o mesmo ponto de referência, apenas com diferentes privilégios de edição do documento.

Aplicativos de terceiros

É possível integrar softwares de terceiros no pacote MS Office. Um exemplo são os relatórios financeiros gerados pelo QuickBooks no MS Excel. Outro exemplo é o programa de banco de dados relacional ACT1, o qual integra informações de clientes com o MS Outlook e o MS Access.

Uso de modelos

O MS Office já possui modelos pré-instalados que cobrem relatórios de negócios, apresentações, modeles para contabilidade no Excel e designs para a web. Esses modelos podem guiar os usuários iniciantes que não estejam familiarizados com o pacote MS Office, ou podem ajudar profissionais a criarem aplicativos que mais se adequem às suas necessidades. O tempo poupado é, em muitos casos, consequência dos modelos já estarem prontos e preparados para serem usados. O MS Office também integra o seu próprio site, o qual possibilita que sejam baixados mais modelos.

Atualizações em tempo real

As atualizações são de importância crucial quando se usa o MS Access. O pacote oferece atualizações automáticas que se conectam aos servidores da Microsoft quando os engenheiros responsáveis terminam a próxima atualização do Office. Caso o aplicativo no qual esteja trabalhando tiver uma nova atualização, é possível começar o processo de atualização ainda enquanto estiver trabalhando no aplicativo. A atualização normalmente oferece um código para atualizá-lo ou marcar a remoção do programa. A atualização em tempo real é ideal, pois, ao invés do usuário procurar por elas por si só todo mês, elas são entregues automaticamente para eles.

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