Por que é importante fazer periodicamente a contagem física do inventário

Escrito por kathy adams mcintosh | Traduzido por fabiana silva
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As empresas que estocam materiais usam sistemas de inventário para gerenciar os níveis das mercadorias no depósito. Elas precisam decidir entre usar os sistemas de inventário por período ou permanente. Os dois modelos requerem a contagem do estoque físico, no mínimo, uma vez por ano. Esse tipo de verificação oferece alguns benefícios para a gestão do negócio.

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Sistemas de inventário

Esses sistemas atendem às necessidades da empresa, pois informa as quantidades de materiais em estoque e os valores em reais. Muitos sistemas de inventário fornecem informações sobre a localização específica e a quantidade do material nesse local. Os funcionários e os gerentes da fábrica utilizam essas informações para localizar um determinado artigo para enviá-lo aos clientes ou para determinar se é necessário comprar uma mercadoria específica. Sistemas de inventário também fornecem informações para o departamento de contabilidade sobre o valor do inventário total de uma empresa.

Inventário permanente

Esse tipo de sistema atualiza as informações sempre que o depósito de uma empresa recebe materiais de fornecedores, bem como quando uma mercadoria é enviada para um cliente. Com essa ferramenta, é possível obter o saldo do inventário sempre que necessário, já que as informações são continuamente atualizadas. Muitas empresas utilizam leitores e códigos de barras para facilmente registrar as alterações nos estoques contábeis. Elas digitalizam os itens de inventário quando são recebidos ou enviados, atualizando automaticamente o saldo do sistema.

Inventário físico

Esse modelo consiste em contar manualmente cada item de inventário e comparar o valor obtido com a quantidade registrada no sistema. Em algumas empresas, a contagem é feita por dois grupos de funcionários, em que o primeiro faz a contagem inicial de cada item e o segundo faz a recontagem. Isso permite gerar dois valores de inventário que podem ser comparados com a quantidade gravada no sistema e identificar possíveis problemas. Quando é realizada a contagem física das mercadorias, é possível determinar corretamente as quantidades de inventário, identificar os ajustes necessários e investigar os desvios.

Ajuste no inventário

Às vezes, são encontradas discrepâncias entre as quantidades reais e o inventário registrado. Quando isso ocorre, a empresa registra um ajuste para corrigir o balanço no sistema. As quantidades de ajuste surgem comparando a quantidade real com a registrada. Essa adaptação visa igualar os valores registrados no sistema aos números reais em estoque.

Variação no inventário

Depois de realizar um inventário físico, a companhia investiga as variações encontradas nas quantidades para determinar a razão dos desvios. As diferenças normalmente surgem como um resultado de erros de funcionários, roubo ou destruição.

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