Lista de funções de uma secretária

Escrito por shanea patterson | Traduzido por karenini k. viana
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Lista de funções de uma secretária
Secretárias são responsáveis por agendar compromissos (Appointments image by Yvonne Bogdanski from Fotolia.com)

Secretárias ou assistentes administrativas são responsáveis por realizar funções de escritório e administrativas, como organizar papéis e arquivos eletrônicos, gerar correspondência, agendar compromissos e atender ao telefone. Secretárias precisam dar informações a clientes e outras pessoas que ligarem, transferir ligações e anotar recados. Secretárias também podem ser responsáveis por operações básicas de contabilidade como um pequeno controle de caixa e preparar e enviar cheques.

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Funções de escritório

Secretárias são responsáveis por executar funções de escritório tais como o preenchimento de formulários em conformidade com os procedimentos da empresa, digitar notas de reuniões, relatórios e correspondências de rotina; e operar equipamentos de escritório como copiadoras, máquinas de fax e sistemas de telefone. Elas também devem usar computadores para gerenciamento de banco de dados, processamento de texto e para o uso de planilhas eletrônicas.

Funções organizacionais

Secretárias devem manter tudo organizado e cumprir várias tarefas de organização como controlar compromissos, gerir projetos, coordenar reuniões e conferencias, fazer reservas de viagens e acomodações e distribuir e-mails recebidos e outros materiais.

Funções administrativas

Secretárias são responsáveis por preencher formulários do seguro, pela manutenção dos formulários legais, elaborar relatórios fiscais, preparar documentos de viagens e contratos, preencher fichas de negócios ou do governo, preparar declarações de faturamento e completar requisições de compra. Elas também são encarregadas ​​da manutenção de inventário de formulários do escritório, dos manuais de procedimentos de serviços administrativos, de uma agenda de compromissos e da preparação e manutenção de registros de funcionários.

Deveres de serviços pessoais e ao cliente

As secretárias são a primeira pessoa que alguém vê quando entra em um escritório, então ela deve se apresentar da maneira mais profissional e amigável possível, para cumprimentar clientes, convidados e visitantes. Elas devem se vestir apropriadamente, de acordo com o ambiente de trabalho.

Outras obrigações

Assistentes administrativas são responsáveis por acompanhar pagamentos, usar técnicas orais ou escritas, utilizar procedimentos de escrita abreviada, agendar fechamentos imobiliários, contratar instalações para reuniões, organizar teleconferências e preparar atas.

Tipos de secretárias e suas funções

Existem diferentes tipos de secretárias e suas funções variam de acordo com a área em que trabalham. Há secretárias na área de saúde, advocacia e executivas. Secretárias da área da saúde possuem conhecimento de termos médicos e trabalham em hospitais ou consultórios, transcrevendo ditados, ajudando médicos com discursos, relatórios e artigos. Secretárias de advogados trabalham em escritórios de advocacia e lidam com correspondência legal como denúncias, moções, intimações e citações.

Informações adicionais

Assistentes administrativas devem ter boa comunicação oral e escrita, habilidades de gerir o tempo e de interpretação de texto. Secretárias normalmente possuem pelo menos ensino médio completo. A média de salário anual para uma secretária era de aproximadamente R$70.000,00 anuais, em 2009, de acordo com a My Plan.

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