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Maneiras de organizar documentos escaneados

Atualizado em 17 abril, 2017

Os softwares de escaneamento possuem diversas opções para a organização durante o processo, mas é possível fazer isso depois dele, organizando-os em pastas ou transferindo para dispositivos de armazenamento externo. Opções comuns para organização incluem fazê-lo por data, nome, tipo ou localização do arquivo. A maneira como pretende salvar os documentos determina como eles devem ser organizados e armazenados.

Escaneie documentos para armazenamento eletrônico (Thomas Northcut/Photodisc/Getty Images)

Data

A configuração padrão para muitos escaneadores cria pastas por data; todos os documentos escaneados em uma determinada data acabam em uma pasta com o nome dessa data. Esse método é conveniente para quando se escaneia recibos, faturas ou outros documentos tipicamente referenciados pela data do serviço. É possível dar aos arquivos um nome ou simplesmente numerá-los pela data.

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Nome do arquivo

Organizar por nome requer que se coloque um nome para o arquivo no momento do escaneamento, mas permite a descrição do que está sendo escaneado. Por exemplo, um recibo digitalizado pode ganhar um nome que diga de que loja ou serviço ele foi gerado. Isso facilita a identificação de recibos ou documentos sem a necessidade abri-los. Organizá-los em pastas no futuro será bem mais fácil se os arquivos possuírem nomes.

Tipo de arquivo

No momento do escaneamento, é possível selecionar o tipo de arquivo de imagem para criar e organizar os resultados por tipo de arquivo. A extensão determina o tipo do arquivo; por exemplo, é possível criar e organizar arquivos em tipos como .jpeg, .gif ou .png. Ao criar pastas para os diferentes tipos de arquivos e depois selecionando as extensões no momento do escaneamento, a organização torna-se automática. Imagens diferentes possuem características diferentes; por exemplo, é possível salvar os documentos escaneados que possuam muitas páginas no formato "TIFF". Ao fazer isso, todas elas serão armazenadas em um só documento com diversas páginas, em vez de criar vários arquivos de uma só vez.

Localização

Escanear diretamente em um dispositivo externo separará imediatamente os documentos escaneados dos demais presentes no disco rígido. Um disco externo exclusivo para documentos especiais é uma maneira eficiente de organizar arquivos importantes, que requerem medidas de segurança ou armazenamento de longo termo. O mesmo se aplica aos documentos acessados com frequência. Separe-os no momento do escaneamento e deixe-os em dispositivos portáteis e de fácil acesso.

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Referências

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