Como montar uma agenda para uma reunião

Escrito por ehow contributor | Traduzido por natalia peres
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Como montar uma agenda para uma reunião
Preparar uma agenda é crucial para o sucesso de sua reunião

Em "Como montar uma agenda para uma reunião" você aprenderá cinco coisas que devem ser estabelecidas para alcançar o sucesso. Uma agenda escrita de uma forma correta irá ajudá-lo a se manter focado em suas tarefas e cumpri-las na ordem correta, além de permitir que os participantes de sua reunião estejam preparados e à vontade. Eles o agradecerão por isso.

Nível de dificuldade:
Fácil

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Instruções

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    Estabeleça tópicos: Determine a razão de sua reunião e liste os tópicos que devem ser discutidos. Encoraje as pessoas que irão participar da reunião a falar sobre os tópicos ou itens que eles gostariam de incluir na agenda. Dê a eles um prazo para enviarem sugestões a fim de tê-las inclusas naquela reunião em particular.

    Como montar uma agenda para uma reunião
    Estabeleça tópicos
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    Estabeleça prioridades: Agora que você já tem sua lista preliminar de itens, simplesmente gaste algum tempo priorizando-os em ordem de importância ou por prazo final. Lembre-se, você pode não ter tempo para falar sobre todos os itens de sua lista, então, definir prioridades vai ajudá-lo a decidir quais itens definitivamente devem ser citados.

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    Estabeleça apresentadores: Você pode não apresentar todos os itens ou liderar cada discussão. Na verdade, um líder sábio permitirá que os outros participem da liderança. Recompense os participantes por suas performances e mostre a eles sua confiança na liderança deles. Talvez alguém o aborde para acrescentar um item na agenda. Use essa ocasião para dar a ele a oportunidade de se apresentar na reunião. Como nota, inclua em sua agenda quem irá liderar a discussão. Designe os apresentadores.

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    Estabeleça a programação: Determine a duração apropriada para sua reunião e depois estipule o tempo necessário para cada item de sua agenda. Não tente realizar muita em uma única seção. Seja sábio e deixe tempo extra para cada tópico. Deixe um espaço de manobra. Sua programação servirá como uma base para ajudá-lo a se manter focado no assunto.

    Como montar uma agenda para uma reunião
    Estabeleça itinerários
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    Estabeleça consistência: Em outras palavras, siga a agenda. Não adicione ou pule itens. Não passe do tempo determinado para um tópico específico. Não se intrometa quando outra pessoa for escalada para liderar uma discussão em particular. Uma agenda é efetiva a medida que é seguida. Ao longo do tempo, seus participantes vão respeitar e esperar uma agenda bem escrita.

Dicas & Advertências

  • Entregue sua agenda pronta aos participantes com tempo suficiente para eles se prepararem e se sentirem confortáveis com a reunião.
  • Use agendas anteriores para ajudá-lo a trabalhar com as atuais e futuras.
  • Certifique-se de ter planejado tempo para imprevistos em sua agenda. Não sufoque sua reunião com uma agenda lotada e apertada.

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