Qual o objetivo de emitir um memorando?

Escrito por joe burnham | Traduzido por pedro santos
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Qual o objetivo de emitir um memorando?
Existem memorandos de todas as formas e tamanhos dentro de um escritório (Jupiterimages/Photos.com/Getty Images)

Memorandos são uma das características mais mencionadas da vida diária do escritório, eles parecem brotar de quase todos os lugares e podem cobrir uma gama quase infindável de assuntos. No entanto, a emissão de memorandos é feita para vários propósitos básicos e normalmente tem objetivos claramente identificáveis, que geralmente dizem respeito a resolver situações e fornecer informações suplementares sobre uma questão que não necessita de uma reunião sobre ela.

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Problemas

Os problemas podem ser rapidamente identificados e discutidos dentro do contexto de um memorando, permitindo que os funcionários imediatamente se tornem conscientes de dificuldades potenciais e novos desafios que se aproximam. Esses problemas podem variar, pois alguns podem discutir tendências que irão se desenvolver a longo prazo (por exemplo, um declínio na eficácia de um determinado departamento), ou podem ser menos formais e mais imediatos (como informar os colaboradores sobre a aproximação do mau tempo antes que voltem para casa ao fim do expediente). Uma característica destes memorandos sobre problemas é que eles podem solicitar feedback de forma a considerar possíveis soluções e estratégias futuras.

Soluções

Memorandos baseados em soluções podem fornecer uma seleção de informações, exemplos incluem correções rápidas para problemas técnicos, anúncio de que uma nova estratégia foi decidida para abordar um problema existente, ou fornecer informações atualizadas sobre os códigos de entrada e mecanismos de segurança. Memorandos sobre soluções também são uma oportunidade para dar atenção aos colaboradores que demonstraram utilidade ou criatividade para enfrentar desafios específicos, comunicando aos outros colaboradores sobre seus sucessos (por exemplo: "Nós gostaríamos de agradecer Mathew Baker pelo trabalho de coordenação para melhorar nossa rede central de computadores, permitindo que o sistema funcione significativamente mais rápido do que no último mês.").

Feedback

Memorandos de feedback vêm em uma grande variedade de formas, embora estes possam ser diferenciados entre notas enviadas a vários empregados e notas enviadas para um único indivíduo. Quando memorandos de feedback são enviados para um grande grupo, eles podem atualizar os funcionários sobre assuntos previamente levantados em reuniões, dando um senso de contexto e cronologia para as discussões anteriores (um exemplo disso seria um memorando agradecendo aos funcionários por participar de uma campanha de doação de sangue ou exercício de trabalho em equipe). No entanto, quando o feedback for enviado para um único colaborador, será normalmente muito específico e relacionado à qualidade do trabalho entregue pelo colaborador e quais áreas devem ser focadas para melhorias futuras.

Comentários sobre situações

De vez em quando, pode ser apropriado que os gestores enviem notas relativas a eventos em curso, ou que façam comentários oficiais sobre determinadas situações, por exemplo, "Nós gostaríamos de agradecer de coração ao departamento de bombeiros por sua assistência durante o recente incêndio de nosso armazém". Este tipo de memorando também pode incluir instruções para que funcionários não comentem publicamente sobre certas questões internas: por exemplo, "Nós gostaríamos de solicitar que todos os funcionários se abstenham de especular publicamente sobre a nossa potencial fusão com outra empresa, o que poderia prejudicar acordos em curso."

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