Como organizar uma campanha de arrecadação de fundos

Escrito por lisa f. wilson | Traduzido por débora sousa
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Como organizar uma campanha de arrecadação de fundos
Saiba como organizar uma campanha donativa de sucesso (Jupiterimages/Comstock/Getty Images)

Organizar um evento de arrecadação de fundos é uma ótima maneira de se envolver com uma causa que seja importante para você e construir relações dentro da sua comunidade ou empresa. No entanto, planejar e executar um evento rentável leva muito mais do que apenas boas intenções. Caso queira montar uma dessas campanhas, o primeiro passo a dar é certificar-se de que você tenha os recursos, o pessoal e o tempo necessário para tornar seu negócio um sucesso.

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Planejamento

Primeiro, analise sua organização ou grupo e verifique se você tem recursos suficientes para executar um evento desse nível. Você precisará de pessoas com interesse, tempo, talento e contatos necessários para o trabalho, e também precisará de capital inicial suficiente para juntar todos os recursos. Em seguida, considere o tipo de evento que será organizado e onde ele acontecerá. Um evento de arrecadação de fundos pode ser qualquer coisa, desde um encontro informal na casa de um membro, onde será feita uma apresentação e os participantes serão convidados a pagarem por suas bebidas como uma doação para a causa; até um negócio formal realizado em um country club ou salão de banquetes. Pense no público que pretende atingir: as pessoas que estariam interessadas em angariar fundos para um abrigo animal local podem ser muito diferentes daquelas que gostariam de apoiar o teatro de ópera. Estabeleça o tipo e o custo do seu evento com base nos dados demográficos do seu mercado-alvo: eles geralmente são jovens ou velhos? Estariam eles prontamente disponíveis? Quanto rendimento disponível eles possuem? Será que eles têm fortes laços com a causa? Existe um determinado tipo de evento que esse público frequenta regularmente? Saber as respostas a essas perguntas e construir a sua função ao redor delas aumentará suas chances de realizar um evento lucrativo de angariação de fundos. Depois de determinar o tipo de negócio a ser feito, a próxima questão é: quando? Você precisa ter tempo suficiente para preparar, além de ter que considerar também possíveis eventos concorrentes. Além disso, é necessário certificar-se de que seu evento seja apropriado para a época do ano — organizar um programa de angariação de fundos em um campo de golfe local em fevereiro, por exemplo, provavelmente não é uma boa ideia, a menos que você viva em um clima que possibilita o golfe durante todo o ano.

Preparação

Depois de organizar o plano inicial, a próxima grande questão será onde realizar o evento. A melhor opção seria um local que alguém esteja disposto a doar para a sua causa, mas, caso não consiga encontrar esse lugar, escolha um local mais apropriado para seu orçamento. Ao comprar, sempre perguntar se os proprietários ou gerentes estariam dispostos a dar "extras" — como guardar os casacos, serviço de garçom ou entradas — como uma doação. Tenha em mente que, se optar por realizar seu evento em um local que ainda não tenha uma licença para vender bebidas alcoólicas, provavelmente será necessária uma licença especial do município onde ele será realizado. Quando o local estiver definido, você pode começar a anunciar e divulgar seu evento. Sempre tire proveito das formas gratuitas e de baixo custo para comercializar o seu evento de arrecadação de fundos: comunicados de imprensa, avisos nos boletins da igreja e murais dos fóruns da comunidade, e panfletos distribuídos por voluntários, são formas de anunciá-lo que não aumentará seu orçamento. Em seguida, é preciso reunir o suprimento de bebida. O tipo de evento que estiver organizando determinará o tipo de bebidas necessárias e quem deve ser contactado. Se estiver dando um evento "Ótimas Cervejas do Nordeste”, por exemplo, uma boa ideia é entrar em contato não só com todos os principais distribuidores de cerveja na sua área para solicitar doações, mas também todas as microcervejarias que você puder encontrar. Por outro lado, se estiver organizando uma noite "Gravatas Pretas e Martinis”, será necessário entrar em contato com os fabricantes das várias bebidas alcoólicas mais famosas e todas as lojas de bebidas locais. Não se esqueça de contactar também as lojas e distribuidores de bebidas não-alcoólicas para aqueles que assistirem, mas optarem por não beber. Além do que será servido, você precisará de alguém para servir. Isso pode ser tão importante quanto as próprias bebidas, se você fizer um esforço para encontrar barmans que sejam divertidos, famosos, ou conhecidos na sua comunidade. As pessoas geralmente pagam mais para serem servidas pelo prefeito, um astro local de esporte, ou alguém que faça malabarismo com garrafas de licor enquanto são despejados. Não negligencie os proprietários do pub ou bar local que possam ter contatos que podem ajudá-lo a estocar seu evento ou que conheçam pessoas que dariam ótimos barmans “famosos".

Segurança

Um dos aspectos mais importantes de uma campanha de arrecadação de fundos gratificante é sua responsabilidade para com os convidados. Você não pode presumir que os participantes conheçam seus limites e que eles não beberão em excesso. Ter motoristas designados ou planejar um transporte após o evento evitará problemas e pode até evitar uma tragédia. Como um bônus adicional, não ter que se preocupar sobre como eles chegarão em casa pode motivar as pessoas a participarem e ajudá-los a relaxar e se divertirem quando estiverem lá.

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