Como organizar a ficha pessoal de um empregado

Escrito por ehow contributor | Traduzido por fernando prezotto
Como organizar a ficha pessoal de um empregado

Faça fichas separadas para cada funcionário e um arquivo para para formulários I-9 e para dados de pagamento

Jupiterimages/Brand X Pictures/Getty Images

É essencial para um pequeno empresário, ou para o departamento de recursos humanos uma grande empresa, organizar corretamente todos os arquivos sobre os funcionários. Há alguns itens importantes para se manter em uma ficha pessoal básica para cada funcionário. Nessas fichas básicas, você pode separar informações em seções em vez de colocar tudo de maneira aleatória. Além disso, adicione arquivos conforme for preciso para cada funcionário e mantenha arquivos atualizados para todos os empregados.

Nível de dificuldade:
Moderado

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O que você precisa?

  • Pastas

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Instruções

  1. 1

    Escolha uma pasta que possa guardar bastante papelada para cada ficha de funcionário. Use uma segunda pasta para registros médicos dos funcionários. Pastas penduradas talvez sejam as melhores para esses. Então, você pode incorporar subpastas dentro delas e usar divisórias entre as seções.

  2. 2

    A primeira pasta de cada funcionário, o arquivo pessoal básico, deve conter as informações pessoas do funcionário, como endereço e número de telefone atual. Peça aos funcionários para atualizarem essas informações, se necessário, a cada ano, talvez no começo do ano ou durante os recrutamentos. Informações sobre contato de emergência devem também ser mantido aqui.

  3. 3

    Se você dividir as pastas penduradas em seções, a segunda seção pode conter o currículo e a aplicação para o trabalho, mais referências e contratos empregador-empregado.

  4. 4

    Coloque todos os documentos assinados pelo funcionário quando ele entrou na empresa na terceira seção. Normalmente, você pode encontrar formulários como os formulários de taxas W-4, treinamento contra abuso sexual, acordos de sigilo e conhecimento da política de empregado aqui -- mas não o formulário I-9.

  5. 5

    Coloque comentários sobre o funcionário em uma seção. Qualquer retorno em uma revisão feita pelo funcionário deve ser mantido aqui. Inclua documentação para aumento salarial ou ações disciplinares. Mantenha cópias de diplomas relevantes, certificados ou confirmações de treinamento que o funcionário recebeu também nesta pasta. Mantenha uma seção para registros de seguro, saúde e aposentadoria.

  6. 6

    Toda informação médica deve ser mantida em uma pasta separada. Qualquer informação que relaciona a saúde do funcionário deve ser armazenada aqui. Isso tem relação com a confidencialidade e que não se pode basear qualquer promoção ou outras decisões pessoais na história médica da pessoa envolvida, declara o HRdirect.

  7. 7

    Mantenha uma terceira pasta para qualquer funcionário que seja ferido em expediente. Aqui você colocará relatórios dos acidentes, as reivindicações de compensação do trabalhador e quaisquer outros registros médicos.

  8. 8

    Coloque todos os formulários I-9 em suas pastas ou fichários separados, declara o HRdirect. Separe os I-9s de funcionários antigos dos mais novos. Se você faz as folhas de pagamento em seu escritório, mantenha uma pasta apenas para arquivo de folhas de pagamento.

Dicas & Advertências

  • Os funcionários têm permissão para revisar seus arquivos, mas não tem permissão para remover a pasta ou itens dela.
  • Todos os pastas dos funcionários devem ser mantidas em um local seguro e trancado.

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