Como Organizar Seminários

Escrito por erin schreiner Google | Traduzido por isadora feitoza
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Como Organizar Seminários
Seminários (Jupiterimages/Photos.com/Getty Images)

Muitos se voltam para seminários quando querem obter informações ou aprender novos conhecimentos. Se você sentir que identificou um tema digno de exploração através de um seminário, organizar uma reunião com pessoas que entendem do assunto é uma escolha sábia. Embora a organização de um seminário requeira cuidado, planejamento e preparação, é algo que pode ser feito com sucesso se você se dedicar à tarefa.

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Instruções

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    Escolha um tópico. Escolha um tema atual e atraente para muitas pessoas, se possível, para que um público maior se interesse pelo evento. Ao escolher o tema, considere o público que o tema em questão provavelmente atrairá. Tome o cuidado de escolher um que capte uma plateia grande o suficiente para encher o seminário.

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    Escolha um local de encontro. Localize uma sala de reunião em uma empresa local ou faculdade, ou encontre uma sala de reuniões para alugar em um hotel ou que seja própria para conferências. Tome o cuidado de selecionar um espaço grande o suficiente para abrigar confortavelmente o número de pessoas que você planeja para o evento.

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    Selecione uma duração. Sua conferência pode variar em duração, de várias horas a vários dias. Permita que a amplitude de seu tema e o tempo que os palestrantes visitantes terão para aprender sobre o tema determinem a duração do seminário. Se você planeja um seminário demasiado curto sobre um tema bastante amplo, o público provavelmente ficará querendo mais informações. No entanto, se você planeja um seminário de dias de duração, muitos potenciais participantes podem não conseguir comparecer. Procure estabelecer uma duração que atinja o equilíbrio perfeito.

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    Tenha bons palestrantes. Procure por especialistas na área e contate-os para saber quanto cobram para participar de um seminário. Se você obtiver um financiamento externo para a conferência, determine se você tem fundos suficientes para pagar esses palestrantes, bem como o dinheiro para arcar com as despesas de viagem deles. Se for cobrada uma taxa para assistir ao seminário, o valor cobrado, pelo menos em parte, deve ser proporcional ao valor cobrado pelos palestrantes. Em muitos casos, os consultores e acadêmicos não cobram pelas palestras para que um número maior de possíveis clientes compareça. Mas eles esperam que viagens, refeições e estadas sejam pagas por você.

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    Anuncie o seminário. Envie cartas para as empresas que queiram que seus funcionários participem do seminário que você está planejando, crie uma lista de e-mails de possíveis interessados e ofereça descontos para inscrições antecipadas ou registro eletrônico. Compre anúncios em sites visitados regularmente pelo seu público alvo. Quando o evento se aproximar, contrate serviços de telemarketing para também conseguir inscrições de última hora.

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    Crie um sistema de registro. Use um sistema de inscrições on-line para facilitar os procedimentos ou tenha um e-mail padrão no sistema de registro no seminário.

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    Organize-se para as refeições ou outras necessidades extras, se necessário. Inclua os custos extras, tais como livros, refeições ou equipamento de teste no orçamento do seminário, se você tiver um.

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    Gerencie o funcionamento das conferências no dia do evento. Planeje sua programação cuidadosamente bem antes do seminário, além de fazer com que ela flua como planejado no dia do evento, garantindo que o seu organograma não tenha atrasos.

Dicas & Advertências

  • Para seminários maiores, certifique-se de programar tempo para pausas, pelo menos uma de manhã e outra à tarde. Certifique-se de fornecer pelo menos café e água.

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