Orientações para elaborar atas de reunião

Escrito por elizabeth (lisa)thompson | Traduzido por marina pastore
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Orientações para elaborar atas de reunião
Redigir atas organizadas documenta os acontecimentos de uma reunião (meeting image by Carmen Steiner from Fotolia.com)

Todos os tipos de empresas, agências, acionistas, comitês, igrejas e grupos fazem reuniões para abordar assuntos da organização. Não importa se ela envolve apenas algumas pessoas ou milhares, uma reunião bem organizada flui mais suavemente. Parte de se conduzir uma reunião de forma eficaz inclui a documentação, elaborando boas atas. A ata fornece um registro legal do que aconteceu. As conversas não precisam ser registradas palavra por palavra, apenas resumidas. As orientações a seguir vão ajudar você a redigir atas organizadas em qualquer reunião de que participe.

Nível de dificuldade:
Moderado

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Instruções

  1. 1

    Anote todos os elementos importantes das reuniões, como o nome da empresa, data, hora, tipo de reunião, nome do líder, os assuntos e o tempo de intervalo. Reuniões formais precisam de um registro da aprovação de todas as resoluções e das atas anteriores.

  2. 2

    Faça um esboço da pauta com antecedência, com bastante espaço disponível sob cada tópico para anotações. Isto vai economizar um tempo valioso, já que você não vai precisar anotar informações que você já sabe de antemão durante a reunião.

  3. 3

    Liste aqueles que você espera que participem e marque seus nomes à medida que entrarem na sala, ou passe uma folha de papel na qual todos os que comparecerem devem assinar e escrever seus nomes. Certifique-se de que eles escrevam seus nomes de forma legível ao lado da assinatura, já que você pode não conseguir ler sua caligrafia.

  4. 4

    Faça um esquema de onde todos estão sentados. Isto vai ajudar você a manter o controle sobre quem é cada um, especialmente no caso de pessoas que você esteja conhecendo pela primeira vez, já que você precisa ser capaz de atribuir o que é dito à pessoa que o disse.

Dicas & Advertências

  • Use o método que funcionar melhor para você para registrar a ata, como estenografia, um bloco de notas, um gravador ou um laptop. Algumas pessoas até optam por gravar as reuniões para corroborar as informações escritas. Conheça os tópicos de antemão, de maneira que você consiga entender facilmente o assunto da reunião. Digite a ata relativamente rápido, para que você se lembre do que foi discutido. Peça para o líder da reunião aprovar a ata antes de copiá-la e repassá-la a todos. Continue trabalhando nas suas habilidades de redigir atas; elas serão úteis no futuro. Registre as seguintes informações: nome do presidente executivo, seu nome como responsável pela ata, os membros presentes, o estabelecimento de um quórum, pontos de ordem e de recurso, ações tomadas em atas anteriores e avisos dados em reuniões. Além disso, registre as palavras exatas das moções e se elas foram ou não aprovadas.
  • Não inclua as seguintes informações nas atas: suas próprias opiniões ou comentários, detalhes em excesso, linguagem emocional ou moções que foram retiradas.

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