O papel da recepcionista em um departamento

Escrito por michelle mcgriff | Traduzido por elia regina previato
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O papel da recepcionista em um departamento
Recepção (interior image by Dmitry Ersler from Fotolia.com)

A recepção é, muitas vezes, a porta de entrada da companhia e certamente esse departamento do escritório reflete a cultura organizacional da empresa e, portanto, a pessoa que detém o cargo de recepcionista também. As primeiras impressões são de extrema importância no mundo corporativo, mas há mais coisas envolvidas nesse cargo além de causar boa impressão nos visitantes. O cargo de recepcionista é uma posição multifacetada que, se dividida em tarefas de trabalho, poderia facilmente exigir vários funcionários.

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Benefícios

A recepcionista é a primeira pessoa que cumprimenta clientes e consumidores e os anuncia ao pessoal de apoio ou à secretária executiva, com o uso de e-mail ou um sistema de interfone. Muitas vezes, ela pode interferir quando o executivo não quiser ser incomodado. A recepção é capaz de lidar com excesso de serviço administrativo para que não seja necessário contratar trabalhadores temporários.

Características

O cargo de recepcionista se enquadra na categoria administrativa e a maioria se reporta diretamente ao RH, a um coordenador administrativo ou ao gerente do escritório. Multitarefa é mais do que simplesmente um chavão em relação à recepcionista. Nos períodos mais calmos, ela pode fazer a transição para arquivista ou como outra funcionária administrativa de forma integrada, o que elimina a necessidade de pessoal administrativo adicional no escritório onde os arquivos podem estar localizados.

Considerações

A recepção é o setor que exige confidencialidade, e essa posição requer treinamento para dominá-la. A pessoa escolhida para o cargo tem a responsabilidade de defender quaisquer códigos de segurança regulamentar e normas. Ao contratar, os gestores devem considerar a verificação de antecedentes uma obrigatoriedade.

Obrigações

Como a recepcionista raramente tem subordinados diretos, a posição exige a capacidade para se destacar na gestão do tempo, bem como na excelência em relação ao cliente. Algumas funções principais da recepcionista são: atender telefones, receber e cumprimentar os clientes, arquivar documentos e dar suporte a outros departamentos (por exemplo, contabilidade), aprovisionamento, marcar e desmarcar reuniões, elaborar visitas, triar e distribuir correspondências.

Expectativas

Espera-se que a recepcionista tenha as mesmas habilidades de um assistente administrativo, uma vez que os deveres são apenas ligeiramente diferentes. Níveis de competência no Microsoft Office ou outro tipo de automação de escritório devem estar acima do básico. Onde um assistente administrativo geralmente executa funções administrativas de apoio em um escritório, a recepcionista está à frente de todos os visitantes em todos os momentos. Com isso em mente, sua conduta será sempre profissional. Espera-se também que ela conheça as prioridades diárias, já que distrações e tarefas menos importantes aparecem a qualquer momento.

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