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Passos básicos para planejar uma festa perfeita

Como fazer uma festa impecável
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Introdução

Como anfitrião perfeito de uma festa, sua principal missão é fazer a recepção parecer divertida e de fácil organização, escondendo todo o trabalho pesado dos bastidores. Jaime Geffen, cofundadora da empresa de eventos YourBASH!, já organizou tudo, desde casamentos, festas de aniversário e chás de bebê a estreias de filmes e lançamentos de produtos. Aqui, ela oferece algumas dicas de planejamento de festas para organizadores iniciantes e experientes.

Defina um orçamento
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Defina um orçamento

Geffen diz que a primeira coisa a se pensar no planejamento de um evento é o custo. O orçamento global irá guiá-lo em todas as decisões. Com base no seu orçamento, você será capaz de decidir o escopo da festa e quantos convidados você pode ou deve convidar. Ela diz que isso é especialmente verdadeiro para o local da festa. Todos os aluguéis necessários para algumas festas em casa podem acabar custando mais que sediar o evento em um restaurante ou espaço de festa.

Tenha certeza de que os convidados possam confirmar a presença o mais rápido possível
Comstock/Comstock/Getty Images

Tenha certeza de que os convidados confirmem a presença o mais rápido possível

Especialmente para grandes eventos ou festas, Geffen diz que os convites devem ser enviados com pelo menos um mês de antecedência. "Isso dá a seus convidados a oportunidade de planejamento, possibilitando quaisquer mudanças em planos que já tenham", diz ela, seguindo: "Certifique-se de incluir um endereço de e-mail ou número de telefone e uma data limite para confirmações, a fim de ter a certeza de obter uma resposta dentro do prazo. Isso lhe informará quantas pessoas comparecerão e permitirá que você dimensione o evento".

Acompanhante?
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Acompanhante?

Pode ser complicado responder às solicitações dos convidados de levar seus companheiros a encontros mais formais, em que acompanhantes podem resultar em custos adicionais e preocupações com o número de pessoas. Geffen diz que uma maneira de evitar isso é ter certeza de que seus convites sejam específicos, por isso "se você quiser que Bruno Ferreira venha sem um convidado, deve endereçar o convite para Bruno Ferreira". E se você permitir que ele traga um convidado, obtenha o nome dele com antecedência e envie o convite para Bruno Ferreira e Rafaela Aguiar".

Lugares ao ar livre
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Lugares ao ar livre

Quintais, parques e praias são ótimos locais de festa, mas você deve estar consciente de que a Mãe Natureza tem senso de humor. Geffen diz que "quando se usa um espaço ao ar livre, você deve ter sempre um plano B em caso de chuva (ou calor extremo). Você pode colocar uma tenda, mas esteja ciente de que é uma despesa grande".

Comemore com uma bebida especial
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Comemore com uma bebida especial

Se você vai servir drinks, deve comprar bebidas suficientes para uma média de três a quatro drinks por convidado para uma festa de quatro horas, diz Geffen. Ela também diz que tem "várias bebidas não alcoólicas à mão" em suas festas, porque "aqueles que não estão bebendo também apreciam uma bebida sem álcool".

Planeje o menu com carinho
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Planeje o cardápio com carinho

Dada a possibilidade de ter pessoas que não comem de tudo e são alérgicas, planejar um cardápio que agrade a todos não é tarefa fácil. Como um mecanismo de proteção, Geffen pergunta a cada convidado com antecedência sobre suas restrições alimentares e evita pratos com nozes ou crustáceos. Ela também coloca placas detalhadas em cada estação do bufê ou, se estiver servindo aperitivos, informa os detalhes para os garçons.

Pagamento
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Pagamento

Planejando um jantar fora? O pagamento deve ser determinado de antemão, diz Geffen. "Por exemplo, diga a eles que tudo estará incluído por R$ 80 por pessoa e que tragam dinheiro, para facilitar no fim da noite", diz ela. "Não os surpreenda na noite do evento com uma coleta de dinheiro. Os convidados não irão gostar da falta de planejamento!".

Toques finais
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Toques finais

Para uma festa memorável, planeje com um tema em mente e crie cores e texturas ao seu redor. Geffen diz que pequenos detalhes, como coquetéis temáticos, são maneiras divertidas de causar impacto. "Se você está dando uma festa de Natal, planeje algo festivo, divertido e colorido. Você pode fazer um martíni de maçã para representar a cor verde, chamá-lo de Bastão Doce e usar um bastão doce como enfeite".