Passos a serem seguidos por um planejador de eventos e de casamentos

Escrito por shailynn krow Google | Traduzido por laísa nascimento
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Passos a serem seguidos por um planejador de eventos e de casamentos
Os planejadores de casamento tiram um grande peso de suas costas (Jupiterimages/Polka Dot/Getty Images)

Um planejador de eventos é responsável pelo planejamento e execução de eventos como almoços corporativos, casamentos, bailes de caridade e leilões. Uma pessoa que trabalha nessa área deve ser muito organizada e também muito extrovertida e acessível. Como planejador de eventos, os clientes e empresas irão confiar que você irá encontrar com ele e aceitar suas ideias para criar um evento de sucesso.

Nível de dificuldade:
Moderadamente desafiante

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Instruções

  1. 1

    Encontre-se com o cliente. Reuna informações como a data do evento, momento em que o cliente quer que ele comece e quando deverá terminar. Obtenha a quantidade de convidados que estarão presentes, mesmo se for apenas uma estimativa. Crie um orçamento baseado nas necessidades financeiras do cliente. Entenda o tipo de evento que você está planejando como um casamento, aniversário ou caridade.

  2. 2

    Selecione um local para o evento ou reserve aquele que o casal já escolheu. Visite o local e verifique se a sua capacidade máxima é mais do que suficiente para o número de convidados. Garanta que ele está disponível para a data e reserve-o.

  3. 3

    Crie um cronograma da festa com a hora em que os fornecedores precisam chegar, quando o evento terá início e quando a comida será servida. Adicione à linha do tempo outros coisas que ocorrerão durante o evento, como a cerimônia de casamento ou leilão especial, a hora em que os fornecedores irão limpar e ir embora e quando o evento terminará.

  4. 4

    Crie uma lista de convidados final. Encomende convites e envie-os ou entregue-os a cada convidado da lista. Crie uma planilha para acompanhamento de confirmações. Deixe que os convidados confirmem presença até pelo menos 2 semanas antes do evento.

  5. 5

    Entreviste fornecedores para o evento, além de bufês, boleiros, fotógrafos, filmadores e responsáveis pelo entretenimento como um DJ ou banda ao vivo. Entreviste e contrate decoradores. Contrate os fornecedores e faça os depósitos ou pague-os integralmente dependendo do orçamento do cliente. Faça contratos escritos com cada um deles. Entre em contato com fornecedores pelo menos dois meses antes do evento para garantir que tudo está no cronograma e depois entre em contato novamente quando faltar duas semanas para o evento.

  6. 6

    Arrume transporte para os convidados de outras cidades e para o casal da festa.

  7. 7

    Crie uma planilha com as confirmações de presença dos convidados e imprima cartões com os seus nomes e ordene-os.

  8. 8

    Finalize os detalhes do evento uma semana antes de se encontrar com os fornecedores para combinar a respeito dos pagamentos, menus e outras providências. Contrate voluntários, se necessário, para servir de garçons ou bar tenders. Crie atribuições para os voluntários.

  9. 9

    Chegue primeiro ao evento, e seja a última pessoa a deixá-lo. Tenha uma lista de verificação para as coisas que precisam ser feitas, bem como os telefones de contato dos fornecedores em caso de emergências.

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