Como planejar uma festa de confraternização da sua empresa

Escrito por collene lawhorn-sanchez | Traduzido por mariana munhoz
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Como planejar uma  festa de confraternização da sua empresa
A sua empresa pode patrocinar um piquenique de verão como uma festa de confraternização (water-tap used by a sports-event for using by sporters image by Ivonne Wierink from Fotolia.com)

Uma festa de confraternização, como a festa de fim de ano, por exemplo, da sua empresa pode oferecer uma nova oportunidade para você interagir com as pessoas com quem trabalha. Não importa se seja tomando uma cerveja gelada em um parque ou em uma festa a bordo de um cruzeiro, a festa da sua empresa é um lugar para relaxar com seus colegas. Se você recebeu a tarefa de planejar esse evento, existem diversos aspectos importantes que você deve levar em conta. Felizmente, com um pouco de dedicação e planejamento, você pode seguir algumas dicas para garantir que a próxima festa da sua empresa irá agradar seus colegas e impressionar seus chefes.

Nível de dificuldade:
Moderado

Instruções

  1. 1

    Determine o orçamento. Você não poderá tomar nenhuma decisão final a não ser que você saiba exatamente quanto você poderá gastar. Entre em contato com o gerente de finanças, contador ou escriturário da empresa para descobrir qual o orçamento disponível para o evento. Se essa não é a primeira vez que a empresa faz uma festa desse tipo, peça para ver o relatório de gastos dos anos anteriores.

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    Identifique o público na sua empresa. Determine que tipos de atividades irão ser mais atraentes para as pessoas que irão participar do evento. A festa de confraternização será somente para os chefes e os executivos ou ela será aberta para todos os funcionários? Existe um número significativo de funcionários com famílias que gostaria de atividades durante o dia em que seus filhos possam participar ou a maior parte dos funcionários são pessoas solteiras que preferem um evento a noite, só para adultos? Faça uma pesquisa de opinião para ter uma ideia do que os funcionários acham mais interessante. Faça a pesquisa por e-mail ou deixe uma cópia em cada mesa. Peça para algumas pessoas se voluntariarem para fazerem parte do comitê de organização.

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    Procure um local para o evento. Use as informações do orçamento e da pesquisa de interesse para procurar um espaço para o evento. Entre em contato com antecedência e marque visitas para as possíveis locações. Aproveite o verão e procure por um local com acesso a áreas ao ar livre. Um passeio de barco, um parque ou um restaurante à beira-mar são opções interessantes. Pergunte se o local tem experiência com eventos corporativos e que amenidade estarão disponíveis para o seu grupo. Negocie o valor do aluguel para que ele fique dentro do orçamento e veja quais locais estão dispostos a oferecer "brindes" (por exemplo, mais tempo de open bar ou estacionamento gratuito). Se o comitê de organização concordar com a escolha do local, faça a reserva imediatamente. Esses lugares são geralmente reservados com até um ou dois anos de antecedência. Tenha um plano B em caso de cancelamento por motivos maior, como mudanças no tempo (por exemplo, tenha uma tenda disponível ou uma data alternativa em caso de chuva, se a festa for em um parque).

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    Procure fornecedores. Escolha quais os "extras" que o seu evento irá precisar. Contrate uma empresa que possa gravar o logo da empresa e a data da festa em camisetas, garrafas de água ou em taças de vinho. Escolha o serviço de buffet que irá fazer as comidas e bebidas. Contrate um serviço de fotografia e vídeo para gravar as memórias do evento. Tenha um time de seguranças que saibam como lidar com pessoas de fora tentando invadir a festa. Se for um evento para toda a família, escolha quais atividades funcionarão melhor (por exemplo, uma máquina de algodão doces, palhaços, brinquedos de parques de diversão). Se for uma festa só para adultos, considere contratar um DJ, uma banda ao vivo ou colocar um karaokê.

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    Mande os avisos. Uma vez que o local tenha sido reservado, mande o aviso com a data e o local do evento para todos os convidados. Se você fizer isso com meses o suficiente de antecedência, as pessoas poderão planejar incluindo a festa da empresa. Conforme a data da festa vai se aproximando, mande os convites. Inclua os parâmetros do evento no convite (por exemplo, famílias são bem-vindas, confirmação necessária até uma certa data, pedidos de refeições kosher ou vegetarianas, etc).

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    Faça a programação do evento. Algumas semanas antes da festa, se reúna com o comitê de organização e planeje o que irá acontecer no dia do evento. Peça para um dos chefes ou executivos fazer um pequeno discurso sobre a empresa e o evento. Conte as confirmações para saber exatamente quantas pessoas irão comparecer. Entre em contato com os fornecedores para confirmar o horário que eles devem chegar no local. Decida se o evento terá atividades em grupo como um jogo de vôlei ou um momento para a apreciação dos funcionários, como uma cerimônia de premiação para os melhores do ano. Você também pode fazer um evento sem um cronograma, permitindo que as pessoas se socializem a vontade. Considere contratar um planejador de eventos profissional para ajudar a coordenar o dia do evento, ou dê funções durante a festa para os membros do comitê. Mantenha suas anotações sempre a mão no dia do evento, caso você precise checar qualquer coisa.

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