Como planejar um festival de primavera

Escrito por emily m. elders | Traduzido por tatiana de souza
  • Compartilhar
  • Tweetar
  • Compartilhar
  • Pin
  • E-mail
Como planejar um festival de primavera
Flores coloridas no festival de primavera (Spencer Platt/Getty Images News/Getty Images)

Música ao vivo, mercadorias à venda, primeira aparição do brilho do sol... O que poderia ser melhor do que um festival de primavera na sua cidade ou comunidade? Apesar de eventos como esse serem divertidos e parecerem fáceis de organizar, um festival em qualquer estação pode ser um desafio. Siga essas dicas para assegurar-se de que sua festa de primavera será um sucesso.

Nível de dificuldade:
Desafiante

Outras pessoas estão lendo

O que você precisa?

  • Computador com acesso à internet
  • Material de marketing

Lista completaMinimizar

Instruções

    Planeje o seu evento: Data, hora, local, marketing e fundos

  1. 1

    O primeiro passo ao planejar qualquer festival é escolher a data -- e mantê-la. Festivais de primavera podem ser complicado, especialmente se acontecem ao ar live, já que não é possível prever como vai estar o clima. Independente de o evento ser em um ambiente fechado ou ao ar livre, consulte os calendários de outras festas na sua região, previsões climáticas e a disponibilidade do local onde você gostaria de realizar o festival. Quando você tiver certeza da data, determine a hora, permitindo espaço pela manhã e à noite para a organização e a limpeza.

  2. 2

    Elabore um plano detalhado para a festa. Isso pode incluir as áreas principais do local selecionado e a preparação, marketing e propaganda, patrocínios e fonte de financiamento, participantes, organização dos voluntários, necessidades da equipe e um plano para organização, execução e limpeza. Cada área delimitada deve incluir uma lista de coisas para fazer, um prazo para completá-la e uma coluna mostrando quem será responsável por cada tarefa.

  3. 3

    Selecione e prepare o seu local. Isso ocorre imediatamente após a escolha da data e do horário. Onde o festival acontecerá? Assegure-se de que a propriedade estará disponível, consultando o proprietário ou a companhia de gerenciamento. Reserve a data (assim como o dia anterior e o posterior, para estar seguro). Depois, certifique-se de que conseguirá a permissão, licença ou qualquer outro documento legal que seja exigido na sua região para a execução de um festival. Isso pode incluir permissão para a venda de álcool, licença para performance musical, aval do inspetor do departamento dos bombeiros e de alimentos, entre outros. Você pode se informar entrando em contato com a prefeitura.

  4. 4

    Comece o marketing e a propaganda com pelo menos seis meses de antecedência do festival. Entre em contato primeiro com as publicações de alcance regional, pois o prazo final delas costuma terminar antes. Em seguida, assegure-se de conhecer o prazo limite para anunciar em jornais locais, estações de rádio, revistas e sites na internet. Redes sociais como Facebook e MySpace podem ser ferramentas de marketing úteis e sem custo, e a câmera de comércio local, escritórios governamentais e associações de bairro podem oferecer dicas sobre onde e como divulgar o evento localmente. Planeje contactar os participantes (músicos, fornecedores ou outras pessoas envolvidas na feira) com pelo menos três meses de antecedência. A chave para que qualquer campanha de marketing seja bem sucedida é uma marca forte, simples e fácil de identificar, que tenha três ou quatro linhas de informação vital e possa ser utilizada em todos os documentos que você criar. Coloque a sua marca em formulários, cartões postais, folhetos, anúncios, brindes promocionais e em qualquer outro lugar através do qual você for divulgar o seu evento.

  5. 5

    As formas de angariar fundos e patrocínio devem ficar claras nos primeiros meses de planejamento. Quanto dinheiro será necessário para a feira? Leve em consideração o custo do marketing e da divulgação, incluindo impressão, além da compra de mercadorias, as taxas para obter licenças e o aluguel do lugar e de equipamentos. Aumente o orçamento de tudo o que vai precisar, pois todo evento inclui gastos imprevistos. Em seguida, decida se você vai precisar de patrocinadores, fundos particulares ou outras estratégias para obter o valor necessário. Muitas organizações locais oferecem quantias pequenas para organizadores de eventos, e fundos particulares próprios ou de alguém que você conheça também são uma opção. Se você precisar de patrocínio, decida como irá fazê-lo (divulgando a marca, com brindes promocionais ou cartazes, por exemplo) e contacte as empresas com pelo menos quatro meses de antecedência.

    A parte divertida: Participantes, voluntários, equipamentos e o grande dia!

  1. 1

    Crie formulários para os fornecedores e músicos usando um programa de design gráfico ou um processador de palavras como o Word. Consiga todas as informações de contato, uma amostra ou descrição do trabalho deles, uma declaração clara das taxas aplicáveis e qualquer seguro exigido pelo lugar onde o evento será realizado. Esse seguro pode ser encontrado em associações locais. Comece a divulgar a convocatória para participantes o quanto antes e estabeleça um prazo final para as inscrições. Saiba quantos fornecedores ou artistas você pode acomodar com segurança e quanto você precisará cobrar para obter lucro. Mantenha-se a par de todas as inscrições e entre em contato com os participantes para informá-los a respeito da feira. Listas de e-mails funcionam bem nessa situação.

  2. 2

    Organize e recrute voluntários para ajudar a planejar, organizar, arrumar e limpar antes do evento, além de ajudar no próprio dia. Voluntários também podem ser usados para o marketing através de distribuição de folhetos, fazendo divulgação pela internet ou boca a boca, contactando jornais e revistas com releases de imprensa e sugestões de pautas. Voluntários serão parte essencial de cada evento, então assegure-se de que você fez todo o possível para recompensá-los -- providencie almoço gratuito, ofereça a eles uma camiseta ou outro brinde promocional, ou dê ingressos gratuitos para os amigos e familiares deles. Você poderá encontrar voluntários através de anúncios locais ou contactando universidades e escolas de ensino secundário, que muitas vezes mantêm listas de oportunidades de voluntariado para estudantes.

  3. 3

    Priorize suas necessidades de equipamento e aluguel. Os equipamentos podem ser um problema para muitos futuros organizadores de evento. Festas ao ar livre podem necessitar tendas, que são caras para alugar, mas evitam que o evento seja cancelado em caso de tempo ruim, além de palcos portáteis, que podem ser difíceis de conseguir. Você pode querer fornecer mesas, cadeiras, espaços para stands, latas de lixo, coletores de reciclagem, banheiros portáteis, acesso a energia aos vendedores de comida ou outros equipamentos. Identifique cada item que você precisará antes de divulgar, e comece a adquirir os equipamentos imediatamente. Se você estiver trabalhando com um orçamento determinado, você deve escolher alugar os equipamentos de uma empresa de aluguel de festas, que você pode encontrar através de uma busca na internet. Você também pode pedir os itens emprestados ou alugá-los por um preço baixo da igreja ou de associações estudantis, associações de bairro, câmeras de comércio, universidades etc. Assegure-se de ter um grupo de voluntários que possam retirar e devolver os equipamentos na semana do evento.

  4. 4

    Verifique suas listas e planejamento. Comece uma última checagem de tudo com pelo menos uma semana de antecedência. Você será responsável por assegurar que todas as pessoas às quais você delegou responsabilidades já completaram suas atividades. Também verifique as autorizações e documentação necessária para estar seguro de que tudo funcionará sem nenhum imprevisto.

  5. 5

    Divirta-se e relaxe. A coisa mais importante que você pode fazer e aproveitar o grande dia. Em todo evento você verá surgir alguns erros durante o dia -- mas é importante lembrar que você não pode fazer tudo perfeito. Lembre-se de dormir bem na noite anterior, coma uma refeição ou duas durante o evento e agradeça a todos que colaboraram com o sucesso do festival de primavera! Enviar cartões de agradecimento para todos os fornecedores, músicos, inspetores, patrocinadores, fundos de recursos e voluntários é uma boa ideia. Quando acabar, esteja pronto para planejar um festival para o verão, outono ou inverno.

Dicas & Advertências

  • Pesquise com calma quando estiver levantando os custos dos brindes promocionais, da propaganda e do marketing -- especialmente quando estiver procurando online. Empresas locais são frequentemente o melhor lugar para encontrar produtos de qualidade e serviços em que você pode confiar.

Não perca

Filtro:
  • Geral
  • Artigos
  • Slides
  • Vídeos
Mostrar:
  • Mais relevantes
  • Mais lidos
  • Mais recentes

Nenhum artigo disponível

Nenhum slide disponível

Nenhum vídeo disponível