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Como planejar um jantar e leilão beneficente

Atualizado em 17 abril, 2017

Planejar um leilão silencioso, juntamente com um jantar de angariação de fundos, é uma ótima maneira de complementar e aumentar os lucros da sua organização. Seus colaboradores podem estar mais do que dispostos a doar itens que possam ser vendidos durante o leilão, especialmente quando souberem que é para uma boa causa. Idealmente, deve ser um evento divertido e agradável que atinja as metas de arrecadação estabelecidas.

Instruções

Consiga patrocínio para o seu evento (money makes money image by Andrey Andreev from Fotolia.com)

    Planejamento geral inicial

  1. Estabeleça um orçamento para o evento de arrecadação de fundos.

    Calcule o quanto poderá gastar com o evento (still life with calculator image by Astroid from Fotolia.com)
  2. Crie um tema para a angariação de fundos que se relacione com o objetivo do evento.

  3. Estabeleça uma meta de arrecadação e uma lista de convidados que permita alcançar esse objetivo.

  4. Escolha e reserve uma data para o jantar e o leilão. Use um calendário. Decida se o evento será realizado durante a semana ou no fim de semana. Além disso, considere todas as datas potenciais que podem entrar em conflito com os feriados, eventos semelhantes, etc.

    Fique atento a feriados e outros eventos já marcados (old calendar image by Allyson Ricketts from Fotolia.com)
  5. Planeje reuniões periódicas com o presidente do comitê de captação de recursos da sua organização e com o tesoureiro.

    Planejando um jantar

  1. Escolha um local para o evento que acomode todos os convidados. As opções incluem alugar uma instalação para banquetes, reservar uma sala de banquete em um hotel e reservar um espaço privado em um restaurante. Além disso, considere escolas, museus, espaços em clubes da comunidade, mansões, jardins, casa dos membros, etc.

    Acomode bem todos os convidados (Banquet table / Dinner Place Setting image by Taiga from Fotolia.com)
  2. Determine se você quer realizar um jantar em estilo buffet ou se a refeição será servida. Reúna-se com um serviço de buffet para decidir o menu. Discuta o número de preferências e quais opções serão oferecidas aos convidados, se for uma refeição servida.

    Tenha opções para que os convidados possam escolher (some appetizing food at banquet table image by Aleksey Kondratyuk from Fotolia.com)
  3. Planeje algum tipo de entretenimento para quando os convidados chegarem, como música de câmara (música erudita produzida com poucos instrumentos). Se o seu orçamento permitir, você pode ter músicos ao vivo, mas, como uma alternativa, você pode usar música gravada.

    Tenha algum tipo de entretenimento (music image by Edvin selimovic from Fotolia.com)

    Planejando o leilão

  1. Peça doações durante a reunião da associação. Seja criativo na procura de itens. Enquanto está à procura de itens, você pode criar um website de leilão online e ver se há voluntários com experiência e que estariam dispostos a ajudar nessa tarefa.

    Planeje o leilão (gavel image by Cora Reed from Fotolia.com)
  2. Exiba os itens do evento de forma atraente.

  3. Explique aos clientes que eles devem enviar "silenciosas" propostas escritas para os itens que desejam concorrer e que o leilão terminará cerca de uma hora antes do início do jantar.

  4. Anuncie quando faltar poucos minutos para o fim do leilão.

    Faça o leilão antes do jantar (Dinner image by Heidi Schmieder from Fotolia.com)
  5. Dê as instruções aos vencedores sobre como pagar e pegar os itens que ganharam. Forneça recibos para os compradores para registros fiscais.

    Atividades pós evento

  1. Deposite seus lucros no banco.

    Deposite os lucros no banco (money night deposit image by robert mobley from Fotolia.com)
  2. Envie notas de agradecimento aos doadores dos itens leiloados e os vencedores do leilão.

    Agradeça a todos que participaram (thank you image by feisty from Fotolia.com)
  3. Peça aos doadores e patronos que deem um feedback sobre o evento, o leilão e o local.

Dicas

  • Você pode encontrar dicas sobre como fazer um leilão na internet ou em livros.

Aviso

  • Verifique as últimas regras da Receita Federal sobre os problemas fiscais possíveis que podem afetar sua organização.

O que você precisa

  • Bloco de notas
  • Pasta de arquivo
  • Planejador de orçamento
  • Calculadora
  • Calendário
  • Caixa registadora ou de caixa para dinheiro e envelopes
  • Recibos em branco
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