Como fazer um pré-alerta de envio

Escrito por jennifer vanbaren | Traduzido por bianca amorim
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Como fazer um pré-alerta de envio
As empresas podem personalizar os dados em um alerta de embarque para atender às necessidades de cada cliente (Comstock/Comstock/Getty Images)

Alertas de envio são avisos dados aos compradores de bens para que eles saibam que a remessa está a caminho. Estes pré-alertas são usados ​​principalmente com remessas para o exterior, apesar de muitas outras empresas com apenas operações domésticas também poderem usá-las. Essa comunicação é muitas vezes enviada por fax ou e-mail ao cliente que receberá as mercadorias, vários dias antes da data prevista de chegada. Este aviso permite que o cliente tenha tempo para se preparar para a chegada.

Nível de dificuldade:
Moderadamente fácil

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Instruções

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    Compreenda a finalidade de um pré-alerta de embarque. Muitas empresas enviam um alerta de cortesia para o cliente. Ele mantém o cliente informado sobre detalhes da entrega das cargas esperadas. Se você for de uma empresa que envia de mercadorias, dê aos seus clientes um aviso deste tipo.

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    Determine o seu método para o envio do aviso. O método mais comum usado para enviar o alerta de remessa é através de e-mail.

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    Dê um título para o aviso. Inclua "Alerta de expedição" no topo. Se você estiver enviando a notificação via e-mail, escreva isso também na linha de assunto. Inclua um breve comunicado dizendo ao cliente que isso serve como aviso de que as mercadorias encomendadas estão em seu caminho.

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    Indique os detalhes do pedido. O alerta de expedição deve indicar várias peças chave de informação, por exemplo, indicar claramente o nome da empresa para informar imediatamente ao cliente sobre quem está enviando o aviso. Inclua o tipo de método de envio utilizado, o número de rastreamento e a data prevista de chegada.

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    Inclua qualquer informação sobre desembaraço aduaneiro. Quando as mercadorias são enviadas para o exterior, existem vários documentos importantes necessários para a conclusão da entrega. Estes formulários são geralmente preenchidos pela transportadora das mercadorias. Documentos aduaneiros garantem que os bens poderão ser apuradas pela alfândega. O alerta de remessa inclui essa informação para mostrar ao cliente que os formulários foram concluídos. Se estes documentos não forem preenchidos corretamente, um problema com a entrega pode ocorrer.

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    Anexe outros documentos importantes. Com um pré-alerta de expedição, muitas empresas costumam anexar alguns documentos, que podem incluir um conhecimento de embarque, fatura comercial, lista de pacotes ou ficha de segurança do material.

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    Inclua suas informações de contato. Este é um dos detalhes mais importantes que um alerta de remessa contém. Esta consiste basicamente em de um número de telefone para que o cliente ligar em caso de dúvidas, preocupações ou problemas.

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