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Como fazer um pré-alerta de envio

Atualizado em 23 março, 2017

Alertas de envio são avisos dados aos compradores de bens para que eles saibam que a remessa está a caminho. Estes pré-alertas são usados ​​principalmente com remessas para o exterior, apesar de muitas outras empresas com apenas operações domésticas também poderem usá-las. Essa comunicação é muitas vezes enviada por fax ou e-mail ao cliente que receberá as mercadorias, vários dias antes da data prevista de chegada. Este aviso permite que o cliente tenha tempo para se preparar para a chegada.

Instruções

As empresas podem personalizar os dados em um alerta de embarque para atender às necessidades de cada cliente (Comstock/Comstock/Getty Images)
  1. Compreenda a finalidade de um pré-alerta de embarque. Muitas empresas enviam um alerta de cortesia para o cliente. Ele mantém o cliente informado sobre detalhes da entrega das cargas esperadas. Se você for de uma empresa que envia de mercadorias, dê aos seus clientes um aviso deste tipo.

  2. Determine o seu método para o envio do aviso. O método mais comum usado para enviar o alerta de remessa é através de e-mail.

  3. Dê um título para o aviso. Inclua "Alerta de expedição" no topo. Se você estiver enviando a notificação via e-mail, escreva isso também na linha de assunto. Inclua um breve comunicado dizendo ao cliente que isso serve como aviso de que as mercadorias encomendadas estão em seu caminho.

  4. Indique os detalhes do pedido. O alerta de expedição deve indicar várias peças chave de informação, por exemplo, indicar claramente o nome da empresa para informar imediatamente ao cliente sobre quem está enviando o aviso. Inclua o tipo de método de envio utilizado, o número de rastreamento e a data prevista de chegada.

  5. Inclua qualquer informação sobre desembaraço aduaneiro. Quando as mercadorias são enviadas para o exterior, existem vários documentos importantes necessários para a conclusão da entrega. Estes formulários são geralmente preenchidos pela transportadora das mercadorias. Documentos aduaneiros garantem que os bens poderão ser apuradas pela alfândega. O alerta de remessa inclui essa informação para mostrar ao cliente que os formulários foram concluídos. Se estes documentos não forem preenchidos corretamente, um problema com a entrega pode ocorrer.

  6. Anexe outros documentos importantes. Com um pré-alerta de expedição, muitas empresas costumam anexar alguns documentos, que podem incluir um conhecimento de embarque, fatura comercial, lista de pacotes ou ficha de segurança do material.

  7. Inclua suas informações de contato. Este é um dos detalhes mais importantes que um alerta de remessa contém. Esta consiste basicamente em de um número de telefone para que o cliente ligar em caso de dúvidas, preocupações ou problemas.

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