Como preparar-se para uma auditoria de licenças de softwares

Escrito por ehow contributor | Traduzido por rodrigo da silva
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Como preparar-se para uma auditoria de licenças de softwares
O acordo de licenças de softwares é um grande problema no mundo dos negócios e muitas empresas encontram-se diante de auditorias (Comstock/Comstock/Getty Images)

O acordo de licenças de softwares é um grande problema no mundo dos negócios e muitas empresas encontram-se diante de auditorias. Na melhor das hipóteses, a empresa realizará uma auditoria interna, para garantir que está em conformidade. No entanto, é possível que uma empresa possa vir a passar por um escrutínio por uma associação comercial ou editora, devido a uma denúncia. Em tais situações, é importante saber como se preparar para uma auditoria externa de licenciamento de software.

Nível de dificuldade:
Moderado

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O que você precisa?

  • Lista de verificação de auditoria interna
  • Registros de softwares/inventários
  • Prova de compra para todos os softwares
  • Informações do fornecedor

Lista completaMinimizar

Instruções

  1. 1

    Consulte um advogado especializado em direitos de softwares antes da auditoria. Embora a equipe de TI (Tecnologia da Informação) provavelmente tenha o conhecimento de como obter o comprovante de compra e instalação, a assessoria jurídica é aconselhável, para certificar-se de que todas as medidas corretivas são feitas corretamente e de que não haverá comprometimentos na investigação.

  2. 2

    Determine quem conduzirá a auditoria de licenciamento de softwares. Qual agência realizará a auditoria depende de como ela foi iniciada e quais as supostas questões de cumprimentos foram relatadas.

  3. 3

    Peça um cronograma para a auditoria externa. Use essas informações para realizar uma auditoria interna antes do tempo, a criação de um registro e de um relatório detalhando do processo. Isso ajudará a garantir que todos os itens da pauta sejam abordados de forma satisfatória.

  4. 4

    Mostre a todos os funcionários a importância do processo. Deixe-os saberem que deles é esperado a cooperação com o auditor, mas que podem falar com um orientador antes de responder a perguntas que possam ser feitas.

  5. 5

    Prepare toda a documentação relevante e tenha-a prontamente disponível para o auditor independente. Junto com os seus procedimentos de operação, papéis de auditoria interna e informações do fornecedor, você precisará fornecer os registros mais recentes dos softwares e os inventários.

  6. 6

    Escolha e treine um contato para estar disponível para o auditor. O contato deve agir como um intermediário para transmitir e responder a perguntas que o auditor possa ter e geralmente ajudar a auditoria a agir mais suavemente. Muitas vezes, os auditores independentes terão de ter uma compreensão de procedimentos e políticas da empresa antes e compreender completamente a documentação que será revisada.

  7. 7

    Determine um cronograma com o auditor e designe um espaço de trabalho para ele. Certifique-se de fornecer acesso à internet (se solicitado), fotocopiadora, telefone e outros materiais de escritório que ele possa precisar.

Dicas & Advertências

  • Não tente comprar licenças adicionais para o software se você descobrir que você não tem o suficiente. Uma vez que uma auditoria foi programada, retroagir um licenciamento equivale à falsificação de documentos.

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