Os problemas de comunicação no ambiente de trabalho

Escrito por chris newton | Traduzido por fabiana silva
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Os problemas de comunicação no ambiente de trabalho
Realize reuniões individuais com seus funcionários para discutir o progresso deles (Group of business people working together in the office. image by Andrey Kiselev from Fotolia.com)

A comunicação no local de trabalho é um componente crucial do bom desempenho e do sucesso da equipe. Para que determinadas tarefas sejam realizadas a tempo, os gerentes devem se comunicar de forma eficaz com os funcionários e, para saber do progresso e das questões de um projeto, os funcionários devem se comunicar de forma eficaz com os gerentes e colegas de trabalho. Os problemas de comunicação existem entre os funcionários e, quando ocorrem, podem retardar a produtividade.

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Não se manifestar

Um problema de comunicação surge quando um funcionário não se sente confortável ao falar sobre um problema que teve com um projeto ou de relacionamento com um colega de trabalho. Alguns funcionários podem achar que, ao falar sobre os problemas, serão desaprovados para projetos futuros. Se o funcionário estiver trabalhando em uma determinada tarefa de um projeto que está atrasado, esse atraso pode afetar a sua capacidade de realizar outras tarefas dentro do prazo. Caso isso esteja acontecendo, ele precisa informar à equipe o quanto antes, para que o cronograma do projeto possa ser ajustado e para que ele receba ajuda dos outros membros, se necessário. Alguns funcionários também têm receio de falar sobre os problemas que têm com outros colegas de trabalho. Mais uma vez, não informar ao gerente só prolonga o problema e permite que as questões aumentem e comecem a afetar outros funcionários.

Mensagens instantâneas e e-mail

Muitos escritórios usam mensagens instantâneas e e-mail para comunicar várias informações. Embora essas ferramentas sejam eficazes e convenientes, às vezes, elas também causam problemas. As comunicações feitas através dessas ferramentas, muitas vezes, não são muito pessoais. É difícil expressar as emoções usando esses meios. Alguém pode ler um e-mail e interpretar mal o tom da pessoa que o enviou. Por exemplo, um gerente de projeto pode enviar um e-mail informando sobre uma reunião de última hora, para que sejam discutidas as revisões do cronograma de um projeto. Alguns empregados podem ler a mensagem e, automaticamente, assumir que as mudanças são negativas ou ocorrem devido ao mau desempenho. Embora essas mensagens online sejam ideais para partilhar informações, dados ou mensagens curtas, uma conversa cara-a-cara ou um telefonema, muitas vezes, é a melhor solução para transmitir outros tipos de informações, especialmente elogios ou críticas.

Suposições

As suposições também causam problemas de comunicação em um ambiente de escritório. Esse é um problema comum entre funcionários e gerentes. Às vezes, quando um gerente ou empregado tem conhecimento sobre determinada informação importante ele supõe que, porque sabe a respeito, todos também devem saber. Quando a equipe não está em sintonia quanto às informações ou notícias mais atuais, o projeto sofre. Então, no início de cada reunião com a equipe, atualize a todos sobre as últimas informações e peça para os funcionários compartilharem as notícias ou informações que sejam relevantes para a equipe ou para o projeto.

Comunicação como uma via de mão única

As linhas de comunicação entre os funcionários ou entre eles e os gerentes devem ser uma via de mão dupla. Caso contrário, os trabalhadores se sentirão desvalorizados. Por exemplo, se um gerente se reúne com a equipe no início de cada semana e faz as atribuições para todos antes de finalizar a reunião, é provável que ele esteja ferindo a moral da equipe por não oferecer tempo para que os funcionários discutam suas opiniões e experiências de trabalho no projeto. Um gerente precisa ouvir as preocupações e ideias de sua equipe. Da mesma forma, os funcionários devem trabalhar em conjunto e respeitar a opinião de todos, mesmo que não estejam completamente de acordo. Um funcionário que só fala e nunca ouve não tem um bom espírito de equipe. Ouvir as outras pessoas (e dar a elas a oportunidade de falar) pode lançar uma nova perspectiva sobre uma situação difícil, ou pode lhe ensinar novas competências que melhoram o seu valor na empresa.

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