Qualidades pessoais importantes para recepcionistas

Escrito por lisa bigelow | Traduzido por débora sousa
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Qualidades pessoais importantes para recepcionistas
O Rainmaker Group chama o recepcionista de "diretor das primeiras impressões" (Goodshoot/Goodshoot/Getty Images)

Muitas vezes, os recepcionistas são o primeiro ponto de contato que os clientes e consumidores encontram quando entram em um local de trabalho, ou falam quando fazem uma ligação. As primeiras impressões são importantes, por isso, encontrar um recepcionista com a melhor combinação de profissionalismo, competência e simpatia será meio caminho andado no sentido de estabelecer o seu negócio como uma operação bem gerida.

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Aferir as qualidades

The Rainmaker Group, empresa de gestão de recursos humanos, recomenda tomar uma abordagem sistemática para identificar as características fundamentais de um recepcionista de qualidade antes de começar a entrevista e o processo de contratação. Pelo fato de geralmente os recepcionistas serem o primeiro ponto de contato com o mundo exterior, eles enviam a mensagem que deve se alinhar com a imagem da sua corporativa. O estilo comportamental de um recepcionista, os valores e as motivações, juntamente com as habilidades de contato e qualidades pessoais é muito importante, de acordo com a Rainmaker. Embora o profissionalismo e a competência sejam sempre importantes, as qualidades pessoais desejadas podem variar quando se trata de uma galeria de arte e um escritório de advocacia, por exemplo.

Comportamento valorizado

Embora a imagem corporativa seja importante, todos os recepcionistas de qualidade compartilham certas características comportamentais que os tornam aptos enquanto membros da equipe. Em primeiro lugar, os recepcionistas devem focar no cliente ‒ incluindo clientes que sejam colegas de trabalho. Eles também devem gostar de conversar, e não ligar para interrupções frequentes, como um telefone tocando ou visitantes no escritório. Além disso, também devem ser capaz de manter o seu ambiente de trabalho limpo e em ordem; ser organizado é uma mais valia caso o profissional seja chamado para executar duas tarefas ao mesmo tempo, uma ocorrência comum na recepção. Uma boa capacidade de comunicação, incluindo a habilidade para escrever e falar com clareza e com uma dicção adequada, também é essencial, segundo a organização de apoio às empresas Genius Centre.

Automotivação

Um recepcionista apto deve estar focado em fazer as coisas da maneira correta, de acordo com o Rainmaker, e de uma forma que encaixe a cultura e o padrão da empresa. Ele deve não só aprender rapidamente como as coisas funcionam, como também se concentrar em equilibrar uma tarefa gerenciando seu próprio tempo com sabedoria. Aprender sobre o negócio, incluindo dominar novas tarefas com frequência e ajudar o próximo quando necessário, faz com que o recepcionista seja um profissional valioso. Embora essas habilidades possam não fazer parte da descrição oficial do trabalho, são essas qualidades que diferenciam um recepcionista apto de um incompetente.

Competências pessoais

Os recepcionistas devem trabalhar com pouca supervisão e devem ser capaz de fazer decisões diplomáticas, focadas no cliente, e muitas vezes sob coação, sem agradar a todos. Como resultado, os melhores recepcionistas são geralmente flexíveis e têm excelentes habilidades de planejamento e organização. Eles também têm tato; têm em mente que um cliente irritado pode descarregar seus sentimentos sobre o recepcionista primeiro, e ser capaz de acalmar a frustração pode economizar muitas dores de cabeça. Portanto, um bom tato é essencial.

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