Reconciliando o livro razão geral de contas a receber com o livro razão auxiliar

Escrito por priti ramjee | Traduzido por diego feijo cabral silva
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Reconciliando o livro razão geral de contas a receber com o livro razão auxiliar
A reconciliação ajuda a identificar os erros de contabilidade antes da cobrança aos clientes (Thinkstock/Comstock/Getty Images)

Muitas empresas oferecem opções de crédito aos seus clientes para o pagamento. Para manter o controle das contas dos seus clientes, as transações são registradas em um livro razão auxiliar de contas a receber. O seu total é reconciliado e registrado no livro razão principal. Para reconciliar os seus livros razão, o saldo final do livro diário deve corresponder aos saldos acumulados do livro razão auxiliar.

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Precisão

Antes de enviar demonstrativos mensais aos seus clientes, é necessário reconciliar o seu livro razão de contas a receber com o saldo total de contas a receber do seu livro razão geral para verificação de erros. Do livro razão geral, adicione o total das contas a receber iniciais às vendas do mês. Subtraia os pagamentos por conta do mês para chegar ao total das contas a receber finais. Se esse total não corresponder à soma dos livros razão de contas a receber de clientes individuais, os seus demonstrativos estarão apresentando erro.

Processo de quatro etapas

Reconciliar o livro razão geral de contas a receber com um livro razão auxiliar envolve um processo de quatro etapas: computar o saldo de cada conta de contas a receber no livro razão auxiliar; somar os saldos de cada conta auxiliar; comparar esse total com o saldo no livro razão geral; localizar quaisquer discrepâncias no total; e corrigir o erro.

Discrepâncias

Pode-se começar pelo livro razão auxiliar do cliente em que uma entrada pareça estar confusa ou ter sido corrigida. Verifique então o seu livro de recibos de caixa e os seus registros de venda. Você pode ter esquecido de registrar as transações. Um cliente pode afirmar ter encontrado um erro na nota fiscal; se ele reclamar, modifique o seu saldo e faça uma anotação em seu arquivo no livro razão auxiliar para evitar uma disputa. Isso lhe dará tempo para localizar o erro, se ele existir. Dependendo da discrepância encontrada, discuta o assunto com o cliente.

Formulário de reconciliação

Para o gerenciamento eficaz, é conveniente utilizar o mesmo formato e conteúdo para a documentação das contas de reconciliação através de todos os locais dentro das unidades comerciais e em nível corporativo. Um cabeçalho com o número de referência da conta identifica a empresa e o local. No formulário, inclua o nome, o e-mail e o número de telefone do titular da conta, além de uma descrição da finalidade da mesma. A conta pode conter informações fiscais confidenciais ou contas do livro razão geral correspondente ligadas à conta para a informação do departamento. Anote dados como caixa, débito, cheques e outros tipos de entradas, além da gama normal de atividades.

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