Economia

Regras de e-mails eficazes para negócios

Escrito por eryn travis | Traduzido por lívia bono
Regras de e-mails eficazes para negócios

Regras para e-mails de negócios eficazes garantem que um e-mail seja aberto, lido e obtenha resposta

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Mal-entendidos no local de trabalho, falhas de comunicação, e até mesmo sentimentos feridos entre funcionários podem, muitas vezes, ter se originado em e-mails mal escritos e ineficazes. Enquanto há diversas ferramentas para instruir escritores de negócios na composição de e-mails eficazes, compreender as necessidades do leitor é crucial para garantir que um e-mail seja aberto, lido e obtenha resposta.

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Mensagem

O e-mail é conveniente, mas nem sempre é a melhor ferramenta para toda mensagem. E-mails eficazes contêm informações rotineiras, fáceis de entender e curtas. Mensagens controversas, longas ou complicadas exigem outro meio, como um telefonema, uma reunião ou comunicação pessoal.

Assuntos

Um assunto vago é um bom modo de garantir que um e-mail nunca seja aberto. E-mails eficazes contêm títulos curtos, mas descritivos. Por exemplo, um e-mail com o assunto "reunião de status" tem uma boa chance de ser deixado de lado. Contudo, "reunião as 15h para discutir novas projeções de receita" é uma prévia mais instigante e útil da mensagem.

Introdução

E-mails de negócios eficazes não presumem familiaridade. A menos que o autor conheça o recipiente, e-mail de negócios eficazes começam com a saudação apropriada, como "Prezado Dr., Sr., Sra. ou Srta.". Ademais, e-mails de negócios lembram o leitor do motivo de estar recebendo o mesmo. O lembrete pode ser a última linha do e-mail anterior ou uma descrição mais sutil, como "Você pediu que eu lhe informasse os resultados da pesquisa com os funcionários".

Corpo do texto

O corpo de um e-mail eficaz segue o estilo jornalístico, ou pirâmide, de escrita. Os escritores devem usar jargões e siglas com moderação. A formatação adequada também aumenta a eficácia de um e-mail. Por exemplo, dividir o texto com marcadores ajuda o leitor a compreender uma lista de itens, e um uso generoso de espaço em branco faz a leitura da mensagem ser mais fácil. Escrever tudo em letras maiúsculas é proibido para e-mails de negócios, porque sugere que o autor esteja gritando.

Finalização

Assinaturas de e-mails de negócios devem ser calorosas, mas profissionais. Usar um simples "obrigado" ou "atenciosamente" pode parecer falta de originalidade, mas essas palavras são amplamente compreendidas como um modo educado e profissional de terminar uma mensagem. Usar uma frase mais rebuscada, como "cordiais saudações" ou "com meus melhores sentimentos" pode obter reações diferentes dos leitores, o que deixa a finalização do e-mail aberta a interpretações. Algumas empresas têm políticas sobre o que pode ser incluído ao pé de um e-mail. Citações ou slogans da empresa costumam poder ser usados, mas incluir uma citação pessoal ou uma frase de inspiração favorita pode fazer com que o leitor interprete errado. E-mails eficazes contêm as informações de contato, de modo que o leitor tenha diversos modos de contatar o leitor.

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