Administrar uma organização requer sempre uma gestão financeira cuidadosa, não importa se for uma grande corporação ou um grupo pequeno privado. Há muitas maneiras de manter o controle das suas finanças, incluindo contadores e especialistas em gestão financeira. Uma delas é o secretário financeiro. O secretário financeiro, além de ter muitos deveres, ajuda a supervisionar onde o dinheiro entra e sai de uma organização.
Recebendo dinheiro
O secretário financeiro será responsável por receber todos os impostos, taxas de abertura, taxas de readmissão, taxas de inscrição e qualquer outro tipo de transação. Ele também pode receber pagamentos por serviços, como limpeza a seco, reparação ou compra de bens. Uma vez que esse dinheiro for recebido, ele o insere em seus registros. Ele escreve o quanto recebeu, quem pagou, por que foi pago, quando foi pago e como foi pago. Depois, colocam-se toda essas informações em registros bem organizados e fáceis de serem lidos e entendidos. Ele deve, então, enviar esses registros para o departamento de contas, que irá usar esses registros para equilibrar as contas e finanças.
Depositando dinheiro
O secretário financeiro recebe os pagamentos - incluindo dinheiro e cheques - os coloca nos arquivos, e em seguida deposita. Dependendo da empresa, isso pode ser feito de muitas formas diferentes. Algumas empresas depositam dinheiro ao fim de cada dia, enquanto outras o fazem semanalmente ou até mesmo mensalmente. Em alguns casos, o secretário financeiro apenas entrega o dinheiro ao tesoureiro, e então o tesoureiro leva o dinheiro e o deposita na conta bancária da empresa. Entretanto, muitas vezes, são os secretários financeiros levam os depósitos aos bancos. Então, eles pegam o recibo do depósito e o coloca em seus arquivos.
Relatório de finanças
Todo mês, o secretário financeiro faz relatórios para o conselho ou grupo de pessoas responsáveis pela organização. Ele mostrará a todos de onde as finanças estão vindo, para onde estão indo, quem tem pago, quem não tem pago, e qualquer outra informação vital e essencial sobre finanças. Além disso, vai se certificar de que uma cópia desse relatório esteja disponível para todos os membros levarem pra casa, ler sozinho e ponderar. O secretário financeiro pode também ser autorizado a fazer sugestões sobre como melhorar as finanças da empresa, mas isso depende da autoridade que a empresa lhe dá. O conselho ou grupo de controle pode, então, tomar decisões financeiras com base no relatório que ele forneceu.
