Como tratar a sua recepcionista no primeiro dia de trabalho

Escrito por jennifer pinto | Traduzido por samir daura
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Como tratar a sua recepcionista no primeiro dia de trabalho
Ajude sua nova recepcionista a começar seu primeiro dia com o pé direito, suprindo sua mesa com todos os materiais de escritório necessários (Comstock/Comstock/Getty Images)

O primeiro dia de trabalho pode ser um momento estressante para uma nova recepcionista. Ela vai querer demonstrar rapidamente que tem a capacidade de administrar um escritório de forma eficaz e, ao mesmo tempo, atender as necessidades dos clientes e colegas de trabalho que dependem de seu conhecimento e eficiência. Crie um ótimo primeiro dia para sua recepcionista, incentivando a equipe do escritório a ser acolhedora e prestativa, assim como atribuindo-lhe tarefas simples para que ela não se sinta sobrecarregada. Proporcione a ela todo o apoio e as ferramentas necessárias para que seu primeiro dia corra da melhor maneira possível.

Nível de dificuldade:
Moderadamente fácil

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Instruções

  1. 1

    Informe ao escritório que uma nova recepcionista foi contratada e vai começar a trabalhar em breve. Compartilhe o nome da nova funcionária com os demais trabalhadores. Incentive-os a apresentarem-se a ela e a fazer seu primeiro dia agradável.

  2. 2

    Deixe os materiais de escritório da recepcionista ordenadamente montados e colocados na mesa dela. Crie uma planilha que liste os nomes e números dos clientes que ela vai lidar em sua nova função. Peça cartões de visita ou uma placa indicadora de nome para sua nova funcionária.

  3. 3

    Apresente-se com um tom amigável e com um sorriso quando a nova recepcionista chegar para seu primeiro dia de trabalho. Ofereça um aperto de mão firme.

  4. 4

    Forneça uma visita ao escritório e apresente a recepcionista a todos os gestores. Evite levá-la a todos os locais, pois ela não vai lembrar o nome de todos no primeiro dia. Apresente-a aos empregados encontrados durante a visita ao ambiente de trabalho e, especialmente, aos trabalhadores com que a nova recepcionista vai lidar diretamente no dia-a-dia.

  5. 5

    Mostre para sua recepcionista como operar equipamentos específicos de escritório, tais como aparelhos de fax e copiadoras. Indique-lhe onde o material de escritório pode ser encontrado. Forneça a ela uma lista de extensões para contactar outros colegas, gerentes e o setor de informações. Avise-a sobre todas as senhas que sejam necessárias para serem configuradas em seu telefone e computador.

  6. 6

    Determine um almoço em grupo nesse dia. Convide alguns funcionários ao refeitório para se sentarem com você e com a nova recepcionista ou leve todos para um restaurante casual local. Se a nova funcionária preferir almoçar em sua mesa ou sair sozinha para o almoço, não se oponha.

  7. 7

    Não fique rondando a nova recepcionista. Deixe-a fazer seu trabalho e se acostumar ao novo ambiente e aos novos deveres. Deixe que ela saiba que, caso tenha quaisquer perguntas, pode procurá-lo para pedir as respostas. Se ela se sentir desconfortável ao se aproximar de você constantemente para fazer perguntas, informe-a que é melhor anotar todos os questionamentos não essenciais, indagando tudo de uma só vez ao final do dia.

  8. 8

    Pergunte à nova recepcionista no final do dia se ela tem alguma pergunta para você. Deseje a ela uma boa noite e agradeça pelos esforços do primeiro dia.

Dicas & Advertências

  • Mantenha as tarefas da nova recepcionista o mais leve possível nos dois primeiros dias, assim ela não vai se sentir sobrecarregada, especialmente se ela tiver que participar de quaisquer orientações prolongadas.

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