Como utilizar o Excel como uma ferramenta de contabilidade

Escrito por jessica kent | Traduzido por dimitrios meimaridis
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Como utilizar o Excel como uma ferramenta de contabilidade
O Excel é uma ótima ferramenta para quem trabalha na área de contabilidade (BananaStock/BananaStock/Getty Images)

O Microsoft Excel é um programa que permite ao usuário a criação de planilhas customizáveis. Essa usabilidade permite que o usuário crie a planilha da forma como ele necessita, tornando esse um programa essencial para atividades contábeis. Por exemplo, alguém pode ter um arquivo no Excel com as receitas de caixa em uma planilha, gastos previstos em uma segunda, e uma terceira unindo as duas coisas. Uma lista de reconciliações bancárias, algo indispensável para qualquer tipo de negócio, também pode ser formulada. As funções financeiras e estatísticas do Excel permitem que uma análise seja feita dentro da própria planilha.

Nível de dificuldade:
Moderado

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Instruções

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    Monte as planilhas de receita de caixa e de gastos. As informações essenciais são: data, quantidade recebida ou gasta, quantia de transação, uma descrição dos serviços prestados ou pagos e uma classificação tributária. A planilha deve conter um total da quantia que foi recebida e arrecadada.

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    Crie uma planilha para cuidar das suas reconciliações mensais com os bancos. Quando o formato estiver pronto para atender as necessidades do seu negócio, as informações envolvendo as reconciliações serão rápidas. Esse tipo de operação pode ser requisitado por um proprietário e contador para verificar a quantia de dinheiro que ele terá em mãos ao final de um mês ou em uma data específica. A criação de um arquivo como esse permite que o contador tenha um acesso rápido a qualquer informação ligada à reconciliação bancária.

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    Analise as informações que você colocou nas suas planilhas. Use a função organizar, para separar as informações por data, pagante, descrição ou classificação tributária. Essa última é uma importante informação para ter em mãos quando for pagar salários ou fizer as declarações do imposto de renda. Use as fórmulas do Excel para criar médias, medianas, delimitar as quantidades máximas e mínimas recebidas ou gastas. Esses cálculos podem aumentar os lucros no seu negócio. Você pode diminuir os gastos em categorias que está gastando mais do que precisa, ou aumentar as vendas se identificar uma moda.

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    Crie um template para declarações financeiras, como “folha de balanço”, “declaração de lucro e perda” e “declaração de fluxo de capital”. Se a rotina da sua empresa não exige declarações financeiras, criar um template ainda é uma boa ideia. Isso ira garantir que você estará preparado caso essa oportunidade apareça.

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    Pesquise na Internet para encontrar outros templates de contabilidade que já foram criados. Confira nos recursos abaixo um link para recibos, contas a receber, contas a serem pagas, declarações de lucro e perda e planilhas de reconciliação bancária.

Dicas & Advertências

  • Apesar do Excel ser uma boa ideia para uma empresa pequena ou start-up, um software de contabilidade deve ser utilizado quando as funções e relatórios exigidos pela empresa não forem obtidos através do Excel. Use a função importar função no Quicken para importar as transações do seu arquivo do Excel, mantendo assim os seus dados originais.

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