Como utilizar o sistema de planejamento Franklin Covey PlanPlus

Escrito por maggie mccormick | Traduzido por fabiana silva
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Como utilizar o sistema de planejamento Franklin Covey PlanPlus
Você pode abandonar sua agenda de papel e utilizar sistema PlanPlus simplificado. (day planner image by kenny123 from Fotolia.com)

Planejar o seu dia de trabalho é essencial para conseguir concluir as suas tarefas. Franklin Covey afirma que, a cada cinco funcionários, apenas um planeja seu dia, e destes cinco muito poucos priorizam as tarefas. Ao utilizar o sistema de planejamento Franklin Covey, você consegue se organizar para concluir primeiro as tarefas mais importantes, disponibilizando o seu tempo para outras coisas que são relevantes para você. O sistema PlanPlus da Franklin Covey pode ser integrado ao Microsoft Outlook, para que você possa facilmente organizar sua programação e seus e-mails.

Nível de dificuldade:
Moderado

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Instruções

  1. 1

    Use o recurso Quick Prioritize (Priorizar com Rapidez), para planejar o seu dia. Você pode selecionar este recurso a partir da barra de navegação, localizada na parte esquerda da tela. Inclua as tarefas com base no nível de importância. Aquelas que "devem ser concluídas" devem ser digitadas na coluna "A", as que "deveriam ser concluídas" na coluna "B" e as que "poderiam ser concluídas" na coluna "C". Depois de incluir todas as tarefas, enumere-as com base na prioridade de cada uma. Você pode facilmente reorganizá-las arrastando-as para uma nova coluna ou um novo dia.

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    Gerencie projetos maiores, usando o Project Management (Gerenciamento de Projetos). Abra esta ferramenta e comece um novo projeto. Descreva quais são as etapas principais necessárias para concluí-lo. Use as setas para criar tarefas intermediárias dentro de cada etapa principal. Defina um prazo para a tarefa, que será adicionado à lista de tarefas de trabalho.

  3. 3

    Dê um clique duplo nas etapas do projeto para adicionar anotações. Por exemplo, você pode mencionar que encontrou um obstáculo em uma tarefa específica, ou a conversa que você teve sobre o projeto.

  4. 4

    Delegue tarefas para outros funcionários. Se você executar o Outlook em um servidor Exchange, você poderá transferir tarefas para os outros membros da equipe. Ao lado de cada uma, haverá um campo denominado "Owner" (Responsável). Ao colocar o nome do novo responsável pela tarefa neste campo, ela será exibida em sua lista de tarefas PlanPlus. Quando ela for concluída, a ferramenta de gerenciamento de projeto será atualizada.

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    Você poderá criar relatórios do projeto, clicando em um botão. No canto inferior direito da tela de gerenciamento de projeto, há um botão que diz "E-mail report" (Enviar relatório por e-mail). Ao clicar neste botão, ele automaticamente cria um relatório em um e-mail, que você poderá enviar para quem desejar.

  6. 6

    Use o Weekly Planner (Agenda Semanal) para incorporar seus objetivos pessoais. Uma característica do sistema Franklin Covey é a criação de uma declaração de missão pessoal, disponibilizando tempo para as coisas que mais importam para você. Muitas vezes, são atividades que não estão relacionadas ao trabalho, mas que ao realizá-las trarão beneficios físicos, mentais, sociais e espirituais para você. O planejamento destas atividades pode ser feito na seção Weekly Planner (Agenda Semanal), que possui uma interface de usuário intuitiva.

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